Вестник архивной службы курской области

Скачать 3.42 Mb.

Название	Вестник архивной службы курской области
страница	9/26
Тип	Закон

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Закон

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 26

Раздел № 1 «Общие сведения» Строка 101

Нумера-ция граф	Правила заполнения
1	2
Графа 1	Указывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (для объединенных ведомственных архивов этот показатель будет иметь количество фондов более одного). Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая документация или по личному составу), учитывается в паспорте только один раз.
Графа 2	Указывается площадь помещения, выделенного под архивохранилище, без учета площади рабочего помещения. Площадь архивохранилища указывается в квадратных метрах. В случае, если в организации несколько архивохранилищ, и они находятся в разных местах, то суммируется площадь всех архивохранилищ. В случае его отсутствия – ставится прочерк (-).
Графа 3	Указывается степень загруженности архивохранилища в процентах. Степень загруженности рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить архивохранилище и умноженное на 100. Количество дел, находящихся на хранении х 100 Проектная вместимость В случае наличия в хранилище стандартных стеллажей проектная вместимость архивохранилища исчисляется из расчета 80 дел на 1 погонный метр (общая длина полок умножается на 80) и получается вместимость архивохранилища. Пример: Общая длина полок – 120 п/м. Проектная вместимость хранилища рассчитывается : 80 Х 120=9600 дел
Раздел № 2 «Сведения о документах» Строка 201
Графа 1	Указывается общее количество единиц постоянного хранения, хранящихся в ведомственном архиве и структурных подразделениях организации (в том числе описанных и неописанных), отложившихся в делопроизводстве через 2 года после их завершения. Например: в паспорте архива, составленном на 01 декабря 2014 года, сведения даются по 2011 год включительно. В данную строку наряду с управленческой документацией включаются: домовые книги, записи актов гражданского состояния, судебные дела (уголовные, гражданские дела, наряды с подлинными решениями и приговорами, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения), документы по личному составу работников организаций, переведенные решением ЭПК на постоянное хранение.
Графы 2-3	Указываются крайние даты документов (начальная и конечная) (приложение №2)
Графа 4	Указывается количество документов постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденных на ЭПК архивуправления Курской области и оставленных до окончания ведомственного срока их хранения в организации. Рассмотрим несколько случаев на примере паспортизации 2013 года. Год создания самого позднего документа по состоянию на 01.12.2013 года дается по 2010г. (приложение № 2) В рассмотренном случае документы организации упорядочены по 2010г., графы 1,2,3 полностью совпадают с графами 4,5,6. Следовательно, организация на 01.12.2013 года не являлась задолжником по упорядочению документов. В случае, если документы не прошли упорядочение по требуемый год, то показатели граф 1,2,3 не будут совпадать с показателями граф 4,5,6 (приложение №3) В случае, если упорядочение документов организации не проводилось с момента её создания, то в графах 4,5,6 паспорта архива будет стоять прочерк (приложение №4), а в пояснительной записке будут даны соответствующие разъяснения.
Графы 5-6	Указываются крайние даты упорядоченных документов (начальная и конечная) (приложение №2)
Графа 7	Указывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока ведомственного хранения. Сроки ведомственного хранения документов до их поступления в государственные (муниципальные) архивы следующие: - для документов организаций федерального подчинения – 15 лет; - для документов органов государственной власти и учреждений областного подчинения – 10 лет; - негосударственных организаций (срок ведомственного хранения определяется в договоре между государственным (муниципальным) архивом и организацией); - похозяйственных книг, записей нотариальных действий, документов по приватизации жилищного фонда, по личному составу – 75 лет; - записей актов гражданского состояния – 100 лет; - проектной документации по капитальному строительству, технологической и конструкторской документации – 20 лет; - научной документации – 15 лет; - кино-фотодокументов – 5 лет; - видео- фонодокументов – 3 года. Например: в 2014 году документы организации областного подчинения, имеющие срок ведомственного хранения 10 лет, должны быть приняты на госхранение по 2004г. Следовательно, количество документов за 2003 год считаются хранящимися сверх установленного срока.
Графа 8	Указывается общее количество дел постоянного хранения, образующихся в течение одного года в делопроизводстве данной организации, учреждения, предприятия в соответствии с номенклатурой дел (в случае, когда объем документов, образующихся каждый год, разнится, количество дел, образовавшихся за последние три года, суммируется и делится на три)
Строка 202
Графа 1	Даются сведения о документах по личному составу. Заполняется аналогично строке 201, гр.1.
Графы 2-3	Указываются крайние даты документов по личному составу (начальная и конечная)
Графы 4-6,8	Заполняются аналогично строке 201 гр. 4-6,8.
Графа 7	Не заполняется
Раздел № 3 « Кадры» Строка 301

Указывается количество штатных работников архива организации (при наличии штатных работников архива управленческой документации и личного состава приводится суммарное количество)

Раздел № 4 «Условия хранения документов»

В этом разделе следует подчеркнуть показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы: оборудование архивохранилища, поддерживающиеся в нем нормативные режимы хранения, наличие противопожарной и охранной сигнализации. Если специализированного архивохранилища нет, то в графе «Хранилище» подчеркивается слово «нет».

Раздел № 5 «Подпись»

Паспорт архива подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью, придавая юридическую силу документу.

Ниже подписи руководителя организации ставится фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Кому представляется:

Приложение № 1

Кем представляется:

Форма собственности государственная (федеральная) ФОРМА ПАСПОРТА
ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря _______ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101	1

2. Сведения о документах

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

Всего

Крайние даты

из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения

Хранится сверх установленного срока

Образуется в год дел

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

Постоянного хранения

201

По личному составу

202

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет, сухое, сырое, светлое, темное

Код строки

Количество

штатных работников

Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

301

Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Руководитель___________ (подпись)

«___» ___________ 2013 г.

(ф.и.о. и телефон исполнителя)
Кому представляется: ОКУ «Госархив Курской области» Приложение № 2

305004, г.Курск, ул.Ленина, 57

Кем представляется:_Арбитражный суд Курской области_г.Курск,ул.К.Маркса,25

Форма собственности государственная (федеральная) Пример заполнения паспорта
ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 2013 года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101	1	91 м²-	100%

2. Сведения о документах

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

Всего

Крайние даты

из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения

Хранится сверх установленного срока

Образуется в год дел

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

Постоянного хранения

201

185

1997

2010

185

1997

2010

По личному составу

202

229

1943

2010

229

1943

2010

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет, сухое, сырое, светлое, темное

Код строки

Количество

штатных работников

Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

301

Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Руководитель__________

«07» 12. 2013 г.

В.А.Дзюба

53-76-77
Кому представляется: ОКУ «Госархив Курской области» Приложение № 3

305004, г.Курск, ул.Ленина, 57

Кем представляется: Управление Федерального казначейства по Курской области .г.Курск,ул Володарского,22

Форма собственности государственная (федеральная) Пример заполнения паспорта
ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 2013 года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101	1	51.10м²	100%

2. Сведения о документах

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

Всего

Крайние даты

из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения

Хранится сверх установленного срока

Образуется в год дел

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

Постоянного хранения

201

646

1999

2010

489

1999

2007

По личному составу

202

343

1999

2010

272

1999

2007

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет, сухое, сырое, светлое, темное

Код строки

Количество

штатных работников

Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

301

Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Руководитель____________

«07» 12. 2013 г.

Т.И.Волобуева

36-39-89
Кому представляется ОКУ «Госархив Курской области» Приложение № 4

305004, г.Курск, ул.Ленина, 57

Кем представляется Управление Министерства юстиции РФ по Курской области

г.Курск, Красная площадь,6

Форма собственности государственная (федеральная) Пример заполнения паспорта

ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 2013 года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101	1	29.3м²	-

2. Сведения о документах

Показатели		Код строки		Количество единиц хранения
				Всего		Крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
								Всего	Крайние даты
						Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А		Б		1		2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения		201		96		2008	2010	-	-	-	-	49
По личному составу		202		6		2008	2010	-	-	-	-	11
3. Кадры					Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
					Хранилище: есть, нет, сухое, сырое, светлое, темное
Код строки	Количество штатных работников				Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
301	-				Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
					Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
			Читальный зал: есть, нет.
			Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Руководитель____________

«07» 12. 2013 г.

А.А. Шамардин

56-63-44
Шишлова М.В., ведущий консультант

архивного управления Курской области

Памятка

по заполнению сводных Сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архивных учреждений Курской области

Памятка по заполнению сводных Сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архивных учреждений Курской области подготовлена для работников ОКУ «Государственный архив Курской области» (далее – ОКУ «Госархив Курской области»), ОКУ «Государственный архив общественно-политической истории Курской области» (далее – ОКУ «ГАОПИ Курской области») и муниципальных архивов Курской области.

Сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области (приложение № 6 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации) заполняются работниками ОКУ «Госархив Курской области», ОКУ «ГАОПИ Курской области» и муниципальных архивов Курской области на основании паспортов архивов организаций – источников их комплектования по состоянию на 1 декабря текущего года и представляются в архивное управление Курской области в установленном порядке.

При составлении паспортов организаций - источников комплектования следует иметь в виду, что паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в ОКУ «Госархив Курской области», ОКУ «ГАОПИ Курской области» и муниципальный архив. Второй экземпляр паспорта хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации).

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 26

	Информация о работе муниципальных архивов Приморского края за первый квартал 2013 года Уссурийска» (г. Уссурийск), «Страницы истории» (Кавалеровский район), «К юбилею архивной службы» (Кировский район), «История с. Лазо...		Губернатор курской области постановление Во исполнение Закона Курской области "Об инвестиционной деятельности в Курской области" постановляю
	В управление федеральной антимонопольной службы по курской области Областное казенное учреждение «Управление капитального строительства Курской области» опубликовал протокол в котором уведомил ООО...		Календарь У «Госархив Курской области», Пешехонова О. В. – зам директора оку «Госархив Курской области», Почепцова О. Г. – зам директора оку...
	Отчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в... В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных...		Администрация суджанского района курской области постановлени е Рсчс и населения об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на территории...
	Комитет строительства и архитектуры Курской области областное бюджетное учреждение Администрация муниципального образования «Тимский сельсовет» Тимского района Курской области		Требования к оснащению автоматизированных рабочих Администрации Медвенского... Еикс сеть передачи данных единой информационной коммуникационной среды Курской области
	Ивановского сельсовета солнцевского района курской области постановление В целях необходимости создания системы постоянного обеспечения безопасности оборудования детских игровых площадок, расположенных...		Регламент технического обслуживания программно-технической инфраструктуры... Регламент) является нормативно-техническим документом, определяющим порядок проведения и состав технического обслуживания программно-технического...
	Плановой выездной проверки: «Внутренний государственный финансовый... Плановая выездная проверка проведена на основании приказа департамента финансово-бюджетного контроля Курской области от 11. 01. 2016...		Собрание депутатов сазановского сельсовета пристенского района курской области Курской области, санитарными правилами сп 084-96, ветеринарными правилами вп 13 1100-96, Собрание депутатов Сазановского сельсовета...
	Текстовой отчет оку «Госархив Курской области» по основным направлениям... В отчетный период организационные мероприятия оку «Госархив Курской области» были направлены на		Получить электронную подпись можно в Кадастровой палате по Курской области Курской области информирует о реализации полномочий в качестве Удостоверяющего центра и предлагает свои услуги по созданию, выдаче,...
	Администрация нижнемедведицкого сельсовета курского района курской области Северный Нижнемедведицкого сельсовета Курского района Курской области на период с 2014 по 2028 год		Плановой выездной проверки: «Внутренний государственный финансовый контроль в сфере закупок» Плановая выездная проверка проведена на основании приказа департамента финансово-бюджетного контроля Курской области от 11. 01. 2016...

Вестник архивной службы курской области

Похожие: