Главное архивное управление при Совете Министров СССР
|
Скачать 1.02 Mb.
|
2. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации 2.1. Принципы и критерии экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.1.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится на основе принципов историзма, коммунистической партийности, всесторонности и комплексности. Они находятся в диалектическом единстве друг с другом и применяются во взаимосвязи. 2.1.2. Ценность кинофотофонодокументов и видеофонограмм определяется с помощью общих (применяемых для оценки любых документов) и специфических (применяемых для оценки только кинофотофонодокументов и видеофонограмм) критериев. 2.1.2.1. К общим критериям относятся: - значение организации (лица), создавшей документ, в общественной жизни; - время и место образования документа; - значимость события, отраженного в документе; - значимость информации, содержащейся в документе; - физико-химическое и техническое состояние документа. 2.1.2.2. К специфическим критериям относятся: - значение личности исполнителя (для художественных произведений); - особенности документа как произведения искусства; - своеобразие носителя и способа записи информации. 2.1.3. При экспертизе кинофотофонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав управленческой и научно-технической документации, применяются также специфические, специально разработанные для этих групп документов критерии ценности. 2.2. Порядок проведения экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.2.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится ежегодно работниками структурных подразделений, в которых создаются документы, и ведомственного архива совместно с экспертными службами организации. Примечание. Экспертные службы организации: постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации, экспертные комиссии (ЭК) организации и структурных подразделений, художественно-технический совет или группа творческих и технических работников, специально назначенная руководством для оценки содержания и технического состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм. В состав комиссии, совета, группы включается представитель ведомственного архива. 2.2.2. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы подвергаются экспертизе в комплексе с письменными и другими документами, имеющими непосредственное отношение к их изготовлению. 2.2.3. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм используются перечни и другие методические пособия, определяющие состав документов, подлежащих хранению в ведомстве, а также передаче в государственный архив. 2.2.4. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, состав и сроки хранения которых точно не определены нормативами, подвергаются всестороннему анализу с помощью критериев ценности (см. п. 2.1.2). Подобные документы подлежат обязательному просмотру и прослушиванию. 2.2.5. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм отбираются документы с повторяющейся информацией (дублетные, вариантные, поглощенные). Примечание. Дублетные - документы, размноженные в нескольких экземплярах; вариантные - два или более документа, содержащие варианты изобразительной и /или звуковой информации, то есть такие различия, которые не изменяют ее сущности; поглощенные - кинокадры, фрагменты фонограмм, видеофонограмм, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле-, радиопередач и других произведений. 2.2.5.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы с повторяющейся информацией выявляются в процессе целевой экспертизы ценности в ведомственном архиве (при наличии в нем подобных документов). Для этой цели используются каталоги, механизированные, автоматизированные и другие информационно-поисковые системы, позволяющие вести поиск документов по тематическому, авторскому и другим признакам. 2.2.5.2. Выявление кинофотофонодокументов и видеофонограмм с повторяющейся информацией осуществляется при их отборе на государственное хранение. Оно проводится по учетным документам. Сравнительному анализу подвергаются во взаимосвязи две группы учетных документов: на документы организации, в архиве которой они отложились (собственного изготовления), и на документы, поступившие от других организаций. В первую очередь изучаются учетные документы, составленные на документы постоянного хранения, а затем - временного. 2.2.5.3. Выявленные кинофотофонодокументы и видеофонограммы при необходимости просматриваются и прослушиваются. При их анализе определяется степень полноты повторения информации, периодичность образования документов с повторяющейся информацией. 2.2.6. В процессе экспертизы ценности документов в организации выявляются кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие какие-либо повреждения. Характер дефектов учитывается при установлении срока хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве. Оценка подобных документов осуществляется с учетом требований, изложенных в подразд. 4.6 настоящих Правил. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие дефекты, подлежат временному хранению с разрешения руководства организации. Исключение составляют особо ценные документы, принимаемые на постоянное хранение независимо от их технического состояния (см. п. 6.2.1). 2.3. Оформление результатов экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.3.1. По итогам экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации составляются первичные учетные документы, описи документов постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению. Подготовка первичных учетных документов и описей осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в подразд. 3.3 и п. 6.1.3 настоящих Правил. 2.3.2. Акт о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению (прил. 1) составляется в необходимом количестве экземпляров (не менее трех) после подготовки описей документов постоянного хранения. 2.3.2.1. Акт составляется раздельно на кино-, фото-, фонодокументы и видеофонограммы. 2.3.2.2. Сведения о документах, собранных к уничтожению, приводятся в акте в определенном порядке (по хронологии, алфавиту названий и т.д.). 2.3.2.3. В акте о выделении к уничтожению фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи в обязательном порядке делается отметка о возможности повторного использования ленты после размагничивания. В графе "Примечание" акта указывается: "лента подлежит повторному использованию". Примечание. Повторно может быть использована магнитная лента, оставшаяся после размагничивания записей со сроком хранения не более 5 лет и временем звучания более 20 мин. 2.3.3. Описи и акты рассматриваются соответствующей экспертной службой организации и утверждаются ее руководителем. Примечание. Акты о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению подписываются руководителем организации только после утверждения экспертной службой архивного учреждения описей документов постоянного хранения за тот же период времени. 2.3.4. Полностью оформленные акты передаются в бухгалтерию организации для регистрации. 2.3.5. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, утратившие практическую ценность для организации, но не вошедшие в перечни документов, подлежащих государственному хранению, а также кинофотофонодокументы и видеофонограммы, при оценке которых у экспертов возникли затруднения, отбираются к уничтожению только по согласованию с соответствующим архивным учреждением. 2.3.6. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, выделенные к уничтожению, после утверждения актов хранятся отдельно от других документов. Они могут быть направлены на предприятия химической промышленности в качестве вторичного сырья или утилизированы каким-либо другим способом. 2.3.6.1. Передача документов соответствующим организациям (для утилизации или повторного использования) и на склад оформляется приемо-сдаточными накладными, которые регистрируются в бухгалтерии. Номер, дата накладной и объем сданных документов указываются в акте о выделении документов к уничтожению. 2.3.6.2. Уничтоженные или переданные в организации для повторного использования кинофотофонодокументы и видеофонограммы снимаются с учета в ведомственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в подразд. 6.1. настоящих Правил. 3. Подготовка и передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив 3.1. Требования к упаковке кинофотофонодокументов и видеофонограмм 3.1.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив, помещаются в специальную упаковку установленного нормативами образца. 3.1.2. Кинодокументы и фонограммы на пленке наматываются на сердечники эмульсионным слоем наружу (с конца на начало), без выступающих витков, вкладываются в полиэтиленовые пакеты, а затем в металлические коробки согласно ОСТ 19-62-76. Размер пакета должен соответствовать размеру рулона. Наружные и внутренние поверхности коробок должны быть обезжиренными, без вмятин; борта крышки и корпуса должны плотно прилегать друг к другу. 3.1.3. Фотодокументы с пленочной и бумажной основой вкладываются в конверты из полиэтилена согласно ОСТ 55.2-84, а затем в конверты из светонепроницаемой бумаги согласно ГОСТ 4665-62. Бумажный конверт склеивается ацетатной эмульсией (клей ПВА). Размер конверта должен соответствовать размеру документа. 3.1.4. Фонограммы на магнитной ленте шириной 6,25 мм наматываются на сердечники ферромагнитным слоем наружу (с конца на начало), без выступающих витков согласно ГОСТ 12796-77, вкладываются в полиэтиленовые пакеты, а затем - в защитные коробки согласно ПТЭ-82 (Ч. II). 3.1.5. Граммофонные оригиналы оборачиваются конденсаторной бумагой и укладываются в картонные конверты. Внутренняя сторона каждого конверта имеет подкладку из мягкого материала типа фланели. 3.1.6. Грампластинки помещаются в полиэтиленовые пакеты по ГОСТ 10354-82, а затем - в защитные конверты согласно ГОСТ 5289-80Е. 3.1.7. Восковые валики, граммофонные оригиналы, грампластинки, диафильмы, видеофонограммы передаются в ведомственный архив в упаковке изготовителя. 3.1.8. Видеофонограммы магнитной записи сматываются в рулоны на катушки согласно ГОСТ 16824-76. Катушки и кассеты для видеофонограмм формата "U-matic-H" не должны иметь дефектов поверхности, видимых невооруженным глазом. 3.1.9. Коробки с видеофонограммами и фонодокументами магнитной записи запечатываются специальной бандеролью в целях обеспечения их сохранности. 3.2. Оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм 3.2.1. Оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится специалистами тех структурных подразделений, в процессе деятельности которых они образовались, при методической помощи ведомственного архива. 3.2.2. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм оформляются согласно сведениям, представленным их создателями, копии - по данным оригинала. 3.2.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного хранения подлежат полному оформлению. 3.2.3.1. Полное оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм включает: - стартовку кинодокументов; - нумерацию позитивов (фотоотпечатков) и листов в фотоальбоме; - составление внутренней описи и заверительной надписи к фотоальбому; - подклейку защитных ракордов к рулонам кино-, фонодокументов и видеофонограмм; наклейку этикеток на коробки, фотоотпечатков на конверты с документами; - обозначение необходимых сведений на документах и их упаковке. 3.2.3.2. Стартовка кинодокументов предполагает проведение порядковой нумерации планов (монтажных кадров) каждого рулона негатива с целью закрепления порядка их расположения. Номер плана проставляется несмывающимися чернилами или тушью в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана. 3.2.3.3. Нумерация позитивов и листов осуществляется внутри каждого фотоальбома с целью закрепления порядка расположения документов. Позитивы и листы фотоальбома, состоящего из нескольких томов (частей), номеруются отдельно по каждому тому (части). Порядковый номер позитива и листа обозначается арабскими цифрами черным графитным карандашом, не задевая изображения и текста к нему. Неверно пронумерованные позитивы и листы подлежат перенумерации. Употребление литерных обозначений для пропущенных позитивов и листов запрещается. Позитивы нумеруются последовательно на каждом листе фотоальбома сверху вниз слева направо. Порядковый номер проставляется непосредственно под каждым позитивом. Позитиву панорамной съемки присваивается один номер, а каждой его части дается буквенное обозначение. Листы фотоальбома нумеруются в развернутом виде в валовом порядке. Порядковый номер проставляется в правом верхнем углу листа. 3.2.3.4. Внутренняя опись составляется для учета и раскрытия содержания документов, включенных в фотоальбом. Внутренняя опись (прил. 2) содержит порядковые номера позитивов в фотоальбоме, их заголовки, время, место и фамилии авторов съемки, номера листов, на которых размещены позитивы. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество позитивов в фотоальбоме и листов внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются с соблюдением требований, изложенных в п. 3.2, 3.3 настоящих Правил. Внутренняя опись подписывается ее составителем и помещается в начале фотоальбома после титульного листа. Заверительная надпись составляется для учета количества листов в фотоальбоме и отражения особенностей их физического состояния. В заверительной надписи (прил. 3) указывается цифрами и прописью общее количество листов фотоальбома и внутренней описи (через знак "+"). Заверительная надпись подписывается ее составителем и помещается в конце фотоальбома на отдельном листе. При перенумеровании листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая надпись зачеркивается, но сохраняется в фотоальбоме. Листы внутренней описи и заверительной надписи к фотоальбому нумеруются отдельно. 3.2.3.5. Защитные ракорды подклеиваются в начале и конце каждого рулона кино-, фонодокументов и видеофонограмм. Этикетка помещается непосредственно на коробку. Длина и цвет ракордов, форма и размер этикетки, а также состав обозначаемых на них сведений устанавливаются специальными техническими нормативами. На конверт наклеивается фотоотпечаток хранящегося в нем документа. 3.2.3.6. На ракордах в обязательном порядке указываются: - для кинодокументов: производственный номер; заголовок документа в целом, серии, части; автор съемки; название элемента комплекта; вариант (немой, звуковой); цветность (черно-белый, цветной); ширина пленки (формат); метраж; количество серий, частей; номер серии, части; дата изготовления; - для фонодокументов: производственный номер и индекс; заголовок документа в целом, части; название элемента комплекта; вариант записи (моно, стерео и др.); общее количество рулонов; номер рулона; время звучания рулона; дата изготовления. Примечание. Заголовок документа - название документа, данное автором, или краткие сведения о его содержании и происхождении. Все необходимые сведения наносятся на кинопленку со стороны эмульсионного слоя несмывающимися чернилами или тушью, на магнитную ленту - со стороны основы черным карандашом. Начало обозначений на ракорде помещается на расстоянии 300±50 мм от места его склейки с лентой. Начальный ракорд видеофонограммы должен соответствовать данным табл. 1 ГОСТ 19464-74, требованиям документа N 102/1 ТК ОИРТ или проекта ГОСТ "Видеофонограмма на ленте 25,4 мм. Технические требования. Методы измерений". Видеофонограммы должны иметь запись сигналов испытательных строк (в строках 17, 18, 330 и 331) по ГОСТ 7845-79 и запись непрерывного последовательного адресно-временного кода (АВК). Адресно-временной код должен соответствовать требованиям публикации 461 МЭК (1974). Производственный номер фотодокумента проставляется несмывающимися чернилами или тушью на участке между перфорационными отверстиями (для изображений на перфорированной пленке), на полях (для изображений на неперфорированной форматной пленке), с эмульсионной стороны фотопластинки, оборотной стороны фотоотпечатка. 3.2.3.7. Сведения, обозначенные на ракорде, переносятся в соответствующие графы этикетки коробки, в которую помещен документ. Дополнительно на этикетке указывается наименование организации, изготовившей документ, тип и скорость движения магнитной ленты, общее время звучания документа (в мин. и сек.) и другие необходимые данные. На конверте, в который помещен фотодокумент, в обязательном порядке указываются: наименование организации; производственный номер и индекс документа; фамилия, имя, отчество автора съемки; место и дата съемки. На титульном листе фотоальбома в обязательном порядке указываются: наименование организации; заголовок альбома. На конверте, в который помещен граммофонный оригинал, специальным штампом проставляется маркировка, обозначенная на его зеркале согласно ГОСТ 7893-79. Надписи на этикетке коробки, конверте, титульном листе делаются на пишущей машинке или от руки четким, разборчивым почерком. Примечание. Этикетки и конверты, обложки и титульные листы с помещенными на них сведениями об изготовителе, содержании и технических особенностях документов могут изготавливаться типографским способом. 3.2.3.8. В ведомственном архиве устанавливается единый порядок обозначения необходимых сведений на документах и их упаковке, который согласовывается с соответствующим государственным архивом (для документов, подлежащих государственному хранению) и закрепляется нормативно-методическими документами. 3.2.4. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы временного хранения подлежат частичному оформлению: разрешается не проводить стартовку кинодокументов, нумерацию позитивов и листов в фотоальбоме, не составлять внутреннюю опись и заверительную надпись к фотоальбому. |
Похожие:
 |
3 Комиссия по приемке товаров далее (Комиссия), обязана осуществлять... Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966г. №П-7 и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического... |
|
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской... |
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... |
|
Инструкция по гравиразведке Министра геологии ссср, начальниками Военно-топографического управления Генерального штаба, Главного управления навигации и океанографии... |
|
Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического... Утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N п-6 (с изменениями, внесенными постановлениями... |
|
Правила по технике безопасности на топографо-геодезических работах Утверждено коллегией Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР 9 февраля 1989 г №2/21 |
|
Правила государственного хранения Технические требования Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. №181 |
|
1. История развития газовой промышленности Республики Беларусь. Единая... Ации Республики Беларусь в 1958 году Правительством бсср был создан центральный орган государственного управления развития газификации... |
|
Здравоохранения ссср, Главный государственный санитарный врач СССР... Учреждения-разработчики: Главное санитарно-эпидемиологическое управление Министерства здравоохранения ссср, Всесоюзный нии гигиены... |
|
12 января 1982 года Министр высшего и среднего специального образования СССР в. П. Елютин Совета Министров СССР от 9 августа 1974 г. N 2052-р на условиях, предусмотренных Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |
|
Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета... |