Главное архивное управление при Совете Министров СССР

Скачать 1.02 Mb.

Название	Главное архивное управление при Совете Министров СССР
страница	5/10
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

6. Учет кинофотофонодокументов

и видеофонограмм в ведомственном архиве
6.1. Основные учетные документы ведомственного архива
6.1.1. Основными учетными документами ведомственного архива являются:
- книга учета поступления и выбытия документов;
- описи документов постоянного хранения;
- формы статистической отчетности и централизованного государственного учета документов ГАФ СССР.
6.1.2. Книга учета поступления и выбытия (прил. 5) предназначена для учета изменений в составе и объеме документов архива в целом. В нее последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов в ведомственный архив. Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Примечание. Архив организации со сложной структурой и производственными связями может учитывать в книге поступление и выбытие документов каждого структурного подразделения в отдельности.
В книге учета поступления и выбытия документов по состоянию на 01.01 подводится итог общего объема поступивших и выбывших в течение календарного года документов.
6.1.3. Опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм (прил. 6-11) предназначена для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, раскрытия состава и содержания.
6.1.3.1. В отдельную опись включаются кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы и видеофонограммы определенного вида (см. п. 5.2.4), подлежащие передаче на государственное хранение.
6.1.3.2. При составлении описи кинофотофонодокументов и видеофонограмм соблюдаются следующие требования:
- перед внесением сведений о документах в опись проверяется их техническое и физико-химическое состояние, правильность оформления единиц хранения, текстовой сопроводительной документации;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые обозначены на документах и их упаковке;
- каждая единица учета вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, который проставляется в графе "Номер единицы учета п/п";
Примечание. Законченная опись может включать не более 9999 единиц учета.
- порядковый номер стороны грампластинки проставляется соответственно в графе "Номер стороны грампластинки, граморигинала";
Примечание. Номер стороны грампластинки обозначен, как правило, на ее этикетке. В случае его отсутствия первой считается сторона с меньшим производственным номером. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
- в графе "Индекс, производственный номер" проставляются буквенные и цифровые обозначения, присвоенные документам в процессе их изготовления;
- в графе "Заголовок документа" указываются авторское название документа или краткие сведения о его содержании и происхождении. Для документов с записью произведений литературы и искусства в данной графе указываются название и жанр произведения;
- в графе "Автор" указываются фамилии, имена, отчества, должности и звания авторов документов, а также авторов произведений литературы и искусства (для документов, содержащих подобные записи);
- в графе "Исполнитель произведения" указываются названия музыкальных инструментов - для произведений, исполняемых солистами или несколькими музыкантами, название коллектива исполнителей, в том числе театра, в постановке которого произведение записано; тембр голоса исполнителя вокального произведения; фамилии, инициалы и звания солистов, художественных руководителей и дирижеров; перечень действующих лиц и исполнителей - для произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и др.);
- при внесении в опись одного за другим документов с одинаковыми данными (названиями, авторами и др.) в полном объеме обозначаются данные только первого документа, а на месте повторяющихся в последующих документах данных проставляются слова "то же", неповторяющиеся данные вносятся в опись полностью. В начале каждого нового листа описи все данные о документах обозначаются полностью;
- в графе "Состав текстовой сопроводительной документации" указываются названия конкретных документов, справочников и других материалов;
- графа "Примечание" используется для проставления сведений об объединении, разъединении единиц хранения, снятии документов с учета. Подобные данные вносятся в опись только на основании полностью оформленных согласно установленным требованиям документов.
6.1.3.3. За последней описательной статьей помещается итоговая запись. В ней указывается (цифрами и прописью) количество единиц учета и единиц хранения, внесенных в опись, первый и последний номера единиц учета по описи, литерные и пропущенные номера.
6.1.3.4. К описи может составляться справочный аппарат:
предисловие, указатели, оглавление, список сокращенных слов.
6.1.3.5. Законченная опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения получает номер.
6.1.3.6. Опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и оформляется с соблюдением основных требований, изложенных в подразд. 7.2 "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986).
6.1.3.7. Внесение изменений в опись, утвержденную экспертной службой архивного учреждения, допускается только по ее специальному разрешению.
6.1.4. Формы статистической отчетности и централизованного государственного учета кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР - форма 12-АВ (КФФД), карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов - заполняются согласно требованиям, установленным Госкомстатом СССР и Главархивом СССР.
6.1.5. В учетных документах ведомственных архивов управленческой и научно-технической документации отражаются необходимые сведения об объеме и содержании кинофотофонодокументов и видеофонограмм, включенных в состав существующих архивных фондов.
6.1.5.1. Данные об объеме кинофотофонодокументов и видеофонограмм указываются отдельно в основных учетных документах ведомственного архива.
6.1.5.2. В отдельную опись включаются кинофотофонодокументы и видеофонограммы определенного вида.
6.1.5.3. Количество кинофотофонодокументов и видеофонограмм, включенных в состав дела, единицы хранения научно-технической документации, указываются в листе-заверителе.
6.1.5.4. При составлении учетных документов соблюдаются общие требования, изложенные в п. 6.1.2-6.1.4 настоящих Правил.
6.1.6. Учетные документы хранятся в специально выделенном для этого помещении (или в хранилище) в сейфах или металлических шкафах.
6.1.7. Учетные номера обозначаются на кинофотофонодокументах и видеофонограммах и их упаковке (маркировка единиц хранения).
6.1.7.1. Учетные номера указываются на ракордах, этикетках, конвертах, кассетах и коробках (по борту) единиц хранения кино-, фонодокументов и видеофонограмм.
Примечание. К учетному номеру единицы хранения кинодокументов, фонодокументов фотографической записи, граммофонных оригиналов, указанному на упаковке, добавляется (через тире) условное обозначение элемента комплекта.
6.1.7.2. Учетные номера указываются на фотопластинках (с эмульсионной стороны); полиэтиленовых и бумажных конвертах, в которые помещены фотодокументы; корешках, титульных листах и во внутренних описях фотоальбомов.
6.1.7.3. В ведомственном архиве устанавливается единый порядок маркировки единиц хранения, который согласовывается с соответствующим государственным архивом (для документов, подлежащих государственному хранению) и закрепляется нормативно-методическими документами.
6.2. Учет особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР и копий страхового фонда
6.2.1. Порядок отнесения кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР к категории особо ценных, их учета и хранения, формы учета страхового фонда этих документов устанавливаются ведомственным архивом, исходя из общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР, других организаций и настоящих Правил.
Примечание. Особо ценный документ ГАФ СССР - документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате.
6.2.2. Особо ценные документы учитываются поединично и суммарно в описях особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
Опись составляется в четырех экземплярах. При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.
6.2.3. Учет общего количества описей особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм осуществляется с помощью реестра.
6.2.4. Отнесение документов к категории особо ценных отражается в описях кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения и других учетных документах ведомственных архивов.
6.2.4.1. Индекс "ОЦ" прибавляется к номерам описей, имеющих в своем составе особо ценные документы, а также к учетным номерам особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
6.2.4.2. Общее количество особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм указывается в итоговой записи к описи. Подсчет особо ценных документов проводится обособленно. Их количество указывается отдельно, но входит и в общее количество документов по определенной описи ("из них...").
6.2.5. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов ведомственного архива.
6.2.6. На особо ценные документы ГАФ СССР организации создается страховой фонд.
Примечание. Страховой фонд копий документов - совокупность страховых копий особо ценных документов. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов
Страховыми копиями являются:
- для кинодокументов - первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на кинопленке методом контактной печати;
- для фотодокументов - первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке или фотопластинке методом репродуцирования или контактной печати;
- для фонодокументов - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, или металлический граммофонный оригинал;
- для видеофонограмм - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной видеозвукозаписи на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат "С").
Примечание. В том случае, если страховому копированию подвергается негатив или контратип на правах оригинала, то страховой копией является позитив или промежуточный позитив, если страховому копированию подвергается позитив или промежуточный позитив на правах оригинала, то страховой копией является контратип, если страховому копированию подвергается позитив на обращаемой пленке, то страховой копией является позитивное изображение на обращаемой пленке.
6.2.7. На особо ценные кинофотофонодокументы и видеофонограммы, принятые в ведомственный архив в неполном комплекте, одновременно со страховыми копиями изготавливаются копии документов, предназначенные для фонда пользования.
Копиями фонда пользования являются:
- для кинодокументов - одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив и один негатив фонограммы перезаписи (для звуковых кинодокументов);
- для фотодокументов - один контрольный отпечаток и один контратип;
- для фонодокументов - одна копия на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
- для видеофонограмм - одна копия на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат "С").
6.2.8. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на государственное хранение, физическим состоянием, значимостью и интенсивностью пользования оригиналами документов. Из документов, одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат документы, которые находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.
6.2.9. Порядок изготовления страховых копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм установлен типовыми технологическими регламентами.
6.2.10. Учет копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве ведется по книгам учета поступления и выбытия документов страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда.
6.2.11. Учет общего количества описей страхового фонда осуществляется с помощью реестра.
6.2.12. Сведения о страховом копировании кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР отражаются в описях документов постоянного хранения, описях особо ценных документов, а также в основных учетных документах ведомственного архива.
6.2.13. Страховой фонд неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.

7. Научно-информационная деятельность ведомственного архива
7.1. Создание научно-справочного аппарата

к кинофотофонодокументам и видеофонограммам
7.1.1. Состав научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам и видеофонограммам определяется каждым ведомственным архивом самостоятельно, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, характера и задач их поиска, а также интенсивности пользования документами.
Примечание. Научно-справочный аппарат к кинофотофонодокументам и видеофонограммам ведомственного архива включает традиционные архивные справочники (описи документов, каталоги, указатели, обзоры и др.), автоматизированные и механизированные информационно поисковые системы. Дополнением к архивным справочникам служит текстовая сопроводительная документация и информационные документы архива. Архивные справочники и информационные документы архива в случае необходимости могут издаваться (справочно-информационные издания).
7.1.2. Порядок подготовки и эксплуатации научно-справочного аппарата устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР.
7.2. Организация пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами
7.2.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы предоставляются для пользования специалистам организации, в структуре которой функционирует архив, других заинтересованных организаций в различных формах.
Примечание. Основными формами организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива являются информирование о составе и содержании документов, исполнение запросов, проведение выставок документов, подготовка тематических подборок, предоставление документов исследователям для изучения в читальном (просмотровом) зале, комнате прослушивания.
7.2.2. Конкретные формы и порядок организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива устанавливается, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР и настоящих Правил.
7.2.3. Ведомственный архив предоставляет структурным подразделениям организации копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм из состава комплекта или специально созданного фонда пользования (см. п. 6.2.7).
Примечание. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм выдаются специальным службам в установленном порядке с разрешения руководства организации для изготовления копий фонда пользования, тиражирования, страхового копирования, проведения контроля технического состояния, реставрационно-профилактических работ.
7.2.4. Ведомственный архив предоставляет во временное пользование организациям копии кинодокументов с разрешения руководства и при наличии официального запроса, в котором указывается название кинодокументов, дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Пользование прокатными копиями кинодокументов оплачивается организацией-заказчиком в соответствии с установленным тарифом. Выдача прокатных копий во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности организации, в которой оговаривается количество демонстраций копии, при наличии оплаченного счета. Доверенность скрепляется печатью и оформляется актом в двух экземплярах.
7.2.5. В процессе пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами запрещается:
- перемонтаж и внесение исправлений в содержание документа;
- передача другим структурным подразделениям, службам, организациям отрасли и сторонним организациям без ведома ведомственного архива.
7.2.6. Сотрудники архива осуществляют строгий контроль за своевременностью возврата кинофотофонодокументов и видеофонограмм и их техническим состоянием.
В случае нарушения установленных требований руководство организации может взыскать с виновных дополнительную плату или привлечь их к ответственности в установленном законом порядке".
7.2.7. Все формы организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива подлежат учету.
7.2.7.1. Учет подготовленных информационных документов, проведенных культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских мероприятий, публикаций кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведется в журнале, где указываются их тематика и дата.
7.2.7.2. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального (просмотрового) зала, комнаты прослушивания ведется в журнале, где указываются фамилия, инициалы исследователя, дата посещения архива.
7.2.7.3. Учет исполнения запросов, выданных копий документов ведется в установленном порядке.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	3 Комиссия по приемке товаров далее (Комиссия), обязана осуществлять... Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966г. №П-7 и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического...		Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской...
	Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными...		Инструкция по гравиразведке Министра геологии ссср, начальниками Военно-топографического управления Генерального штаба, Главного управления навигации и океанографии...
	Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического... Утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N п-6 (с изменениями, внесенными постановлениями...		Правила по технике безопасности на топографо-геодезических работах Утверждено коллегией Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР 9 февраля 1989 г №2/21
	Правила государственного хранения Технические требования Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. №181		1. История развития газовой промышленности Республики Беларусь. Единая... Ации Республики Беларусь в 1958 году Правительством бсср был создан центральный орган государственного управления развития газификации...
	Здравоохранения ссср, Главный государственный санитарный врач СССР... Учреждения-разработчики: Главное санитарно-эпидемиологическое управление Министерства здравоохранения ссср, Всесоюзный нии гигиены...		12 января 1982 года Министр высшего и среднего специального образования СССР в. П. Елютин Совета Министров СССР от 9 августа 1974 г. N 2052-р на условиях, предусмотренных Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...

Главное архивное управление при Совете Министров СССР

Похожие: