Главное архивное управление при Совете Министров СССР

Скачать 1.02 Mb.

Название	Главное архивное управление при Совете Министров СССР
страница	3/10
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3.3. Составление текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов
3.3.1. Текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы составляются специалистами структурных подразделений организации на кинофотофонодокументы и видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив.
Примечания.
1. Текстовая сопроводительная документация раскрывает состав и содержание документов, а также может выполнять учетные и другие функции.
2. Первичные учетные документы создаются с целью обеспечения поединичного и суммарного учета документов, передаваемых в ведомственный архив.
3.3.2. Состав текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов, порядок их составления и оформления для кинофотофонодокументов и видеофонограмм временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами документов, подлежащих государственному хранению, - настоящими Правилами (см. подразд. 6.1 и 8.2).
3.4. Передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив
3.4.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного и временного хранения, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций (по заказу-обмену и т.д.), передаются в ведомственный архив в установленном комплекте (см. п. 1.3.2).
3.4.2. Перед приемом кинофотофонодокументов и видеофонограмм на ведомственное хранение сотрудником архива предварительно проверяется наличие и правильность оформления единиц хранения, текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов.
3.4.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного хранения подвергаются контролю их физико-химического и технического состояния с учетом требований, сформулированных в подразд. 4.6 настоящих Правил.
3.4.3.1. Проверяется соответствие технического состояния документов сведениям, содержащимся в текстовой сопроводительной документации.
3.4.3.2. При отсутствии в текстовой сопроводительной документации необходимых сведений о состоянии документов составляется акт, в котором указываются химические, биологические и физико-механические дефекты, определяется вид основы (нитроцеллюлозная или триацетатная) кинофотофонодокументов.
3.4.4. Выявленные недочеты устраняются сотрудниками структурных подразделений организации, ответственных за передачу документов в архив, или профессиональными организациями.
3.4.5. По результатам контроля определяется комплекс работ, необходимых для обеспечения физико-химической сохранности документов в процессе хранения.
3.4.6. Передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив осуществляется по графику, утвержденному руководством организации.
При составлении графика принимаются во внимание особенности изготовления, тиражирования документов и пользования ими в практической работе структурных подразделений организации.
Примечание. В исключительных случаях, диктуемых производственной необходимостью, график может не составляться, а периодичность (сроки) передачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив закрепляется соответствующими нормативами организации.
3.4.7. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, подготовленные к передаче, текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы доставляются в ведомственный архив сотрудниками структурных подразделений.
3.4.8. Прием кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится сотрудником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения, передающего документы на хранение.
3.4.8.1. В ходе приема документов в ведомственный архив на обоих экземплярах первичных учетных документов проставляется отметка об их наличии. В конце учетного документа проставляется (цифрами и прописью) общее количество фактически принятых в архив единиц учета и хранения, дата приема документов. Итоговая запись заверяется сотрудниками ведомственного архива и структурного подразделения, сдавшего документы на хранение.
3.4.8.2. В необходимых случаях составляется акт приема-передачи, в котором указывается общее количество принятых на хранение документов.
3.4.8.3. На принятые в архив кинофотофонодокументы и видеофонограммы, требующие подтверждения для выплаты гонорара структурному подразделению организации выдается накладная установленной формы.
3.4.9. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, принятые в ведомственный архив, но необходимые структурным подразделениям для оперативной работы, выдаются им для пользования в установленном порядке (см. п. 7.2.3).

4. Обеспечение сохранности кинофотофонодокументов

и видеофонограмм ведомственного архива
4.1. Требования к помещению ведомственного архива
4.1.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы в целях обеспечения сохранности должны размещаться в специально оборудованных зданиях или отдельных помещениях ведомственных архивов с регулируемым температурно-влажностным режимом.
4.1.2. Строительство и реконструкция зданий для хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится в соответствии с действующими нормативными документами Госстроя СССР и требованиями настоящих Правил.
Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении.
4.1.3. Ведомственный архив должен иметь комплекс помещений, предназначенных для хранения, обработки и контроля кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
4.1.4. В рабочих помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах - кондиционирование воздуха.
4.1.5. Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль и быть ее источником. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений не должна превышать 0,3 мг/м

при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05-0,1 атм).
4.1.6. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей не должно превышать следующих величин (в мг/м

): аммиак - 0,04; сероводород - 0,008; окислы азота - 0,04; сернистый газ - 0,005; пары ртути - 0,0003.
4.1.7. Хранилища кинофотофонодокументов, имеющих нитрооснову (огнестойкие боксы, камеры), территориально отделяются от всех других. Из нижней зоны этих помещений следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха. Они не должны иметь общих вентиляционных каналов с другими помещениями.
4.1.8. В хранилищах фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м.
4.2. Требования безопасности в работе с кинофотофонодокументами и видеофонограммами
4.2.1. В помещениях, предназначенных для хранения и работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, должны строго соблюдаться требования "Типовых правил пожарной безопасности для промышленных предприятий" (М., 1984).
4.2.2. Помещения архивохранилищ должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-85.
4.2.3. Документы не должны находиться вблизи нагревательных приборов.
4.2.4. В ведомственном архиве в целях пожарной безопасности выявляются все документы, имеющие нитрооснову; организуется их обособленное хранение (см. п. 4.1.7) и ограничивается пользование документами. Выявленные документы маркируются, в плановом порядке проводится контроль их технического состояния, исследование стабильности нитроосновы, изготовление копий на безопасной основе (для основного фонда, страхового и фонда пользования), уничтожение в установленном порядке документов, имеющих нитрооснову.
4.2.5. В процессе работы с документами, имеющими нитрооснову, запрещается:
- иметь на рабочем месте более одного рулона кинопленки;
- оставлять рулон кинопленки без присмотра на фильмопроверочном столе;
- пользоваться при перемотке кинопленки электроприводом;
- перематывать кинопленку со скоростью более 25 м/мин (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), под трением о поверхности оборудования (дисков, нижних софитов), что создает в рулоне заряд статического электричества;
- бросать коробки с документами, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы;
- хранить документы в рабочих помещениях длительное время.
4.2.6. Аппаратура, на которой производится работа с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током, по своим параметрам и режиму работы отвечать требованиям ГОСТ 24863-81, 12.2006-83, 18631-83, 12107-85.
4.2.7. В процессе работы с химическими растворителями необходимо соблюдать правила безопасности в соответствии с требованиями ОСТ 55.1-84, 55.2-84.
4.3. Термогигрометрический, световой и санитарно-гигиенический режимы
4.3.1. Температурно-влажностные параметры воздуха при длительном хранении документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице.

Вид документа	Температура, °С		Относительная влажность, %
Кинофотофонодокументы	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
нитроцеллюлозная основа	не выше +10	не выше -5	40-55	40-55
триацетатная и лавсановая основа	не выше +15	не выше -5	40-55	40-44
Фотодокументы стекло	15-20	-	40-55	-
фотобумага	15-20	2-4	40-55	40-55
Фонодокументы и видеофонограммы	15±5		50-65

4.3.2. В хранилищах кинофотофонодокументов и видеофонограмм следует не допускать резких колебаний температуры и относительной влажности. Колебания относительной влажности не должны превышать 5%.
4.3.3. Для измерения параметров воздушной среды в хранилищах применяются спиртовые или ртутные термометры любого типа со шкалой от -10 до +40°С и ценой деления 0,5-1°С, гигрометр волосяной М-19 или М-68 по ТУ 25-11-1333-77 и психрометр аспирационный МВ-4М или М-34.
4.3.4. Проверка точности показании гигрометров проводится ежемесячно по аспирационному психрометру с обязательной настройкой или заменой неисправных приборов.
4.3.5. Результаты измерения температуры и влажности воздуха, а также проверки точности показаний приборов фиксируются в специальном журнале.
4.3.6. В помещения архива не допускается проникновение прямых солнечных лучей.
4.3.6.1. Освещение помещений солнечным светом допускается только при условии установки на окнах светорассеивателей.
4.3.6.2. Освещение хранилищ осуществляется источниками искусственного света или лампами накаливания, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.
4.3.6.3. Освещенность стеллажей и шкафов не должна быть ниже 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк.
4.3.7. В хранилище проводится сухая уборка всего помещения (пылесосом) не реже одного раза в неделю; влажная уборка - не реже одного раза в месяц; влажная уборка полов - ежедневно.
4.3.8. Вход в хранилище и работа с документами разрешается только лицам в чистых белых халатах и чистой обуви.
Запрещается вносить пищевые продукты в помещения хранилищ и рабочие помещения.
4.3.9. В целях предупреждения появления на документах механических повреждений запрещается касаться документов какими-либо предметами, а также руками без перчаток.
Примечание. Работа с документами проводится в чистых неворсистых перчатках.
4.4. Оборудование хранилищ. Размещение кинофотофонодокументов и видеофонограмм в хранилищах
4.4.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы хранятся на стеллажах или в металлических шкафах.
Стеллажи для хранения фонодокументов и видеофонограмм на магнитной ленте изготавливаются из неферромагнитного материала.
Примечание. Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).
4.4.2. Для установки стеллажей в хранилищах определены следующие расстояния:
- между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) составляет не менее 0,75 м;
- между стеной и торцом стеллажа - не менее 0,45 м;
- между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м;
- между стеллажами и отопительными приборами - не менее 1 м.
Примечание. В том случае, когда хранилище имеет окна, стеллажи размещаются перпендикулярно стене, имеющей оконные проемы.
4.4.3. В целях обеспечения циркуляции воздуха соблюдаются следующие требования:
- высота стеллажей не превышает 2,2 м;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа составляет не менее 0,3 м;
- между полками - на 0,05 м больше высоты коробок с документами:
- между параллельными рядами коробок (при двухрядном хранении документов) - не менее 0,05 м;
- между отдельными коробками с кинодокументами - не менее 0,05 м;
- полки стеллажей имеют продольные просветы.
4.4.4. Кинодокументы и фонограммы на кинопленке хранятся в горизонтальном положении; фонограммы на магнитной ленте, граммофонные оригиналы, грампластинки, восковые валики, видеофонограммы - в вертикальном положении.
4.4.5. Фотодокументы на пленке и фотопластинки хранятся в вертикальном положении в ящиках, ширина которых соответствует ширине документа, а высота составляет не менее половины высоты документа.
4.4.5.1. Ящики с фотопластинками разделяются перегородками на части, содержащие по 20-40 пластин.
4.4.5.2. Фотопластинки помещаются друг от друга на расстоянии, не превышающем толщину пяти пластин.
4.4.6. Ящики с фотодокументами следует хранить в шкафах и полках с дверцами.
Примечание. На открытых полках и стеллажах могут храниться лишь закрытые контейнеры, расположенные так, чтобы фотопластинки оставались в вертикальном положении. Полки должны быть разделены на секции под размеры контейнеров, устанавливаемых в один ярус.
4.4.7. Фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу.
Примечание. Для альбомов форматом 30х40 см и более допускается горизонтальное хранение по 3-6 альбомов в стопе.
Альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без всякого усилия.
4.4.8. В соответствии с принятым в архиве порядком хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм составляются планы размещения документов в хранилищах и топографические указатели.
4.4.9. Порядок составления и оформления плана и указателей устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР.
4.5. Порядок выдачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм из хранилища,

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	3 Комиссия по приемке товаров далее (Комиссия), обязана осуществлять... Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966г. №П-7 и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического...		Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской...
	Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными...		Инструкция по гравиразведке Министра геологии ссср, начальниками Военно-топографического управления Генерального штаба, Главного управления навигации и океанографии...
	Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического... Утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N п-6 (с изменениями, внесенными постановлениями...		Правила по технике безопасности на топографо-геодезических работах Утверждено коллегией Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР 9 февраля 1989 г №2/21
	Правила государственного хранения Технические требования Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. №181		1. История развития газовой промышленности Республики Беларусь. Единая... Ации Республики Беларусь в 1958 году Правительством бсср был создан центральный орган государственного управления развития газификации...
	Здравоохранения ссср, Главный государственный санитарный врач СССР... Учреждения-разработчики: Главное санитарно-эпидемиологическое управление Министерства здравоохранения ссср, Всесоюзный нии гигиены...		12 января 1982 года Министр высшего и среднего специального образования СССР в. П. Елютин Совета Министров СССР от 9 августа 1974 г. N 2052-р на условиях, предусмотренных Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...
	Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...		Главный государственный инспектор СССР по контролю Постановлением Совета Министров СССР от 7 февраля 1974 г. N 96, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлением Совета...

Главное архивное управление при Совете Министров СССР

Похожие: