Формирование отчетов.
На основании данных, внесенных на этом этапе, могут быть сформированы отчеты:
«Статистические табличные данные абитуриентов»;
«Активность абитуриентов»;
«Списки абитуриентов».
Доступ ко всем отчетам осуществляется на панели действий раздела «Приемная комиссия».
Отчет «Статистические табличные данные абитуриентов» предназначен для отображения статистической информации об абитуриентах, поступающих в высшее учебное заведение. Данный отчет может быть сформирован по различным признакам (по году рождения, по месту жительства, по предыдущему учебному заведению и т.д.). Для выбора варианта отчета необходимо воспользоваться кнопкой «Выбрать вариант». При определении параметров отчета необходимо указать:
дату составления отчета;
приемную кампанию, в рамках которой осуществляется набор абитуриентов;
соответствующую форму обучения.
Затем необходимо нажать кнопку «Сформировать». Данный отчет может быть сформирован в любой момент времени.
Отчет «Активность абитуриентов» предназначен для графического представления информации о ходе приема документов в рамках приемной кампании. Существует несколько вариантов данного отчета:
Активность абитуриентов за период – позволяет получить график, отражающий активность абитуриентов за указанный период;
Активность абитуриентов за период по специальностям – составляет график активности абитуриентов для каждой специальности отдельно;
Активность абитуриентов на дату – представляет собой круговую диаграмму, каждый из секторов которой соответствует определенному основанию поступления;
Активность абитуриентов на дату по специальностям – круговая диаграмма, аналогичная предыдущему варианту, составляется для каждой специальности отдельно;
Количество поданных заявлений на дату – представляет собой столбчатую диаграмму, на которой для каждой специальности отображаются два столбца, один из которых отражает суммарное количество поданных заявлений, а другой – контрольные цифры приема.
При построении параметров отчета необходимо указать приемную кампанию и период, на который составляется отчет. При необходимости также можно указать специальность, форму обучения и основание поступления абитуриентов. Сформированный отчет представляет собой график, отображающий следующие сведения:
количество поданных заявлений;
число абитуриентов, подавших заявления;
количество отозванных заявлений;
число абитуриентов, отозвавших заявления;
суммарное количество заявлений;
общее число абитуриентов;
среднее количество заявлений, поданных каждым абитуриентом;
контрольные цифры приема.
Чтобы сформировать отчет, необходимо нажать кнопку «Сформировать».
Отчет «Списки абитуриентов» предназначен для предоставления информации об абитуриентах, поступающих в вуз и может быть сформирован в любой момент проведения приемной кампании. С помощью данного отчета могут быть составлены списки абитуриентов, отвечающих произвольным параметрам отбора (одному или нескольким). Кроме того, набор отображаемых полей табличной части также может варьироваться в зависимости от необходимости их включения в отчет.
Отчет «Списки абитуриентов» может быть составлен в соответствии с одним из двух вариантов:
«Полный пофамильный перечень лиц, подавших заявление» – в этом случае в отчете будет отображаться информация обо всех абитуриентах, кроме тех, кто забрал заявление (считается, что абитуриент забрал документы, если в документе «Заявление абитуриента» включен параметр «Документы возвращены»);
«Полный пофамильный перечень лиц, заявление которых может рассматриваться приемной комиссией» – в этом случае в отчете не будет отображаться информация об абитуриентах, которые:
были зачислены;
не были допущены к вступительным испытаниям;
выбыли из конкурса;
забрали заявление.
При построении параметров отчета «Списки абитуриентов» необходимо указать:
дату составления отчета;
приемную кампанию, для которой составляется отчет;
вариант отчета.
Набор отображаемых полей отчета задается в области «Выбранные поля», где отображается список доступных значений. Чтобы выбранное поле было включено в отчет, необходимо установить напротив него значок «галочку». В отчет могут быть включены не только основные поля, представленные в списке, но и их реквизиты. Например, в отчете должны отображаться не только ФИО абитуриента, но и дата рождения и перечень изучаемых иностранных языков. В этом случае в области «Выбранные поля» следует установить «галочку» напротив поля «Абитуриент», а также напротив реквизитов данного поля «ДатаРождения» и «ИностранныеЯзыки» (чтобы увидеть набор реквизитов поля, следует нажать на «+» возле него). Кроме того, с помощью кнопок «Переместить текущий элемент вверх» и «Переместить текущий элемент вниз», может быть произвольно настроен порядок следования столбцов табличной части отчета, соответствующих выбранным полям.
В области «Отбор» задаются параметры отбора абитуриентов для включения их в отчет. Чтобы задать параметр отбора, необходимо в области «Отбор» установить напротив нужного пункта значок «галочку», а в поле «Значение» указать значение, которое должен принимать данный параметр. Отбор абитуриентов может осуществляться по нескольким признакам одновременно; кроме того, в состав параметров отбора могут быть включены реквизиты полей.
В области «Сортировка» задаются параметры сортировки данных в сформированном отчете. При выборе варианта «По умолчанию» список абитуриентов формируется в соответствии с их рейтингом (при определении рейтинга абитуриента учитывается не только сумма баллов по результатам вступительных испытаний, но и льготы и отличительные признаки абитуриентов; порядок приоритета отличительных признаков определяется в документе «Порядок зачисления»). При выборе варианта «Произвольная» сортировка списка абитуриентов может осуществляться по одному или нескольким произвольно выбранным признакам.
Чтобы сформировать отчет, необходимо нажать кнопку «Сформировать».
III этап.
Проведение вступительных испытаний, формирование списков рекомендованных к зачислению, создание приказов на зачисление в вуз.
После приема документов абитуриентов проводятся вступительные испытания, по результатам которых абитуриенты могут быть включены в список рекомендованных к зачислению, на основании которого составляется приказ о зачислении в вуз.
На данном этапе могут быть использованы следующие объекты конфигурации:
Документ «Допуск к вступительным испытаниям»
Документ «Свидетельство ЕГЭ»
Документ «Экзаменационная ведомость»
Документ «Список рекомендованных к зачислению»
Документ «Приказы на зачисление»
Обработка «Загрузка результатов проверки свидетельств ЕГЭ»
Обработка «Перезачет результатов олимпиад»
Обработка «Формирование экзаменационных ведомостей»
Отчет «Информация о ходе приема документов»;
Отчет «Статистика по договорам»;
Отчет «Информация о результатах вступительных испытаний»;
Отчет «Результаты вступительных испытаний»;
«Экзаменационная ведомость абитуриентов»;
Отчет «Список группы»;
Отчет «Сведения о зачислении в вуз по результатам ЕГЭ»;
Отчет «Данные для проверки свидетельств ЕГЭ»;
Отчет «Сведения о дублированных предметах в свидетельствах ЕГЭ»;
Отчет «Форма 76-КД»;
Отчет «Форма 76-КД (УГС)».
1.
Проведение вступительных испытаний.
При проведении вступительных испытаний возможны следующие ситуации:
Абитуриент поступает без вступительных испытаний
Абитуриент сдает только ЕГЭ
Абитуриент сдает один или несколько экзаменов как внутренние вступительные испытания вуза
Абитуриент имеет право на перезачет результата олимпиады как 100 баллов по профилирующему предмету.
Рассмотрим последовательно каждую из этих ситуаций.
1. Абитуриент поступает без вступительных испытаний.
В этом случае в документе «Заявление поступающего» указывается категория «Без вступительных испытаний». Никакие дополнительные действия не нужны – абитуриент автоматически попадает в документ «Список рекомендованных к зачислению».
2. Абитуриент сдает только ЕГЭ.
Данные о результатах ЕГЭ хранятся в документе «Свидетельство ЕГЭ». Данный документ может быть создан в ходе заполнения Анкеты абитуриента, но в таком случае он не проводится автоматически, а следовательно, баллы ЕГЭ сразу не учитываются. Такой механизм предусмотрен для того, чтобы исключить влияние недостоверных данных о результатах ЕГЭ на формирование списка абитуриентов, рекомендованных к зачислению.
В этом случае будут использоваться следующие объекты конфигурации:
документ «Свидетельство ЕГЭ»
отчет «Данные для проверки свидетельств ЕГЭ»
обработка «Загрузка результатов проверки свидетельств ЕГЭ».
Примечание. Проверка свидетельств ЕГЭ необходима не только в случае, когда абитуриент сдает только ЕГЭ, но и при сдаче внутренних экзаменов и перезачете одного из предметов как результата олимпиады.
При создании документа «Свидетельство ЕГЭ» в результате заполнения Анкеты абитуриента в документе будут автоматически заполнены следующие поля:
«Физическое лицо» – содержит ФИО абитуриента;
«Система оценивания» – по умолчанию указывается стобалльная система оценивания;
Результаты ЕГЭ – табличная часть, которая содержит перечень предметов, по которым абитуриент сдавал ЕГЭ, баллы по результатам ЕГЭ и отметку о необходимости учитывать балл ЕГЭ при проведении вступительных испытаний («галочка» в поле «Учитывать», устанавливается автоматически).
Если результат ЕГЭ по каким-либо причинам не нужно учитывать, «галочку» в поле «Учитывать» следует убрать.
Любое поле документа «Свидетельство ЕГЭ» может быть изменено или заполнено пользователем, никаких ограничений нет.
Вопрос-ответ
Что делать, если абитуриент предоставил несколько свидетельств ЕГЭ за разные годы? Какой балл будет учитываться?
Автоматически будет учитываться максимальный балл из обоих свидетельств ЕГЭ.
|
Для проведения документа «Свидетельство ЕГЭ» необходимо, чтобы было заполнено поле «Статус свидетельства». Данное поле заполняется при загрузке проверенных свидетельств ЕГЭ автоматически, но при необходимости может быть заполнено вручную.
Далее необходимо провести проверку свидетельств ЕГЭ. Для этого необходимо:
Открыть отчет «Данные для проверки свидетельств ЕГЭ» (доступ производится с панели действий раздела «Приемная комиссия»).
В поле «Приемная кампания» указывается текущая приемная кампания.
В поле «Тип отчета» нажать кнопку […] и выбрать один из вариантов отчета из выпадающего списка. Рекомендуется выбрать вариант «Проверка наличия свидетельства ЕГЭ по паспортным данным участника ЕГЭ».
Примечание. Выбор варианта зависит от данных, которые содержатся в базе. Как правило, паспортные данные предоставляются абитуриентами всегда.
Параметр «Категория физических лиц» позволяет включить в отчет либо только абитуриентов текущей приемной кампании, либо любых физических лиц. Необходимо выбрать параметр «Абитуриенты».
Нажать кнопку «Заполнить» и выбрать категорию абитуриентов, которые должны быть включены в список для проверки (в зависимости от данных, содержащихся в базе):
с паспортными данными – в отчет будут включены абитуриенты, предоставившие паспортные данные
с непроверенными свидетельствами ЕГЭ – в отчет будут включены абитуриенты, для которых не заполнено поле «Статус свидетельства» в документе «Свидетельство ЕГЭ»
без свидетельств ЕГЭ – в отчет будут включены абитуриенты, не предоставившие свидетельства ЕГЭ (документ «Свидетельство ЕГЭ» отсутствует)
без паспортных данных – в отчет будут включены абитуриенты, не предоставившие паспортные данные.
Рекомендуется выбрать категорию «С паспортными данными» (исходя из того, что паспортные данные абитуриент, как правило, предоставляет).
В результате будет заполнен список абитуриентов в табличной части формы отчета. Для каждого абитуриента будут указаны ФИО, ссылка на документ «Свидетельство ЕГЭ» и статус свидетельства (поле «Статус свидетельства» чаще всего будет не заполнено). При необходимости может быть проведена дополнительная фильтрация списка абитуриентов:
С помощью кнопки «Показать непроверенные ЕГЭ» – в списке останутся только абитуриенты, в свидетельствах ЕГЭ которых не заполнено поле «Статус свидетельства»
С помощью кнопки «Скрыть фиктивные свидетельства» – в списке останутся только абитуриенты, в свидетельствах ЕГЭ которых указан фиктивный регистрационный номер, состоящий только из единиц; в настоящее время данная кнопка чаще всего не является актуальной.
Нажать кнопку «Сформировать». В результате будет сформирован отчет вида, как показано на рисунке ниже.
Это служебный формат. Для того, чтобы сформировать файл для выгрузки, нажать кнопку «Главное меню» (в виде желтого кружка) и выбрать пункт «Сохранить как».
Задать имя файла в формате «Имя файла.csv». Обратите внимание на расширение .csv – его необходимо прописать вручную.
Сформированный файл загрузить в АИС ФБС.
Выполнить проверку в АИС ФБС в соответствии с существующим регламентом.
Выгрузить в АИС ФБС проверенные данные свидетельствах ЕГЭ в файл формата .csv
В «1С:Университет» открыть обработку «Загрузка результатов проверки свидетельств ЕГЭ» (расположена на панели действий раздела «Приемная комиссия»).
В поле «Файл загрузки» формы обработки нажать кнопку […] и выбрать выгруженный из АИС ФБС файл с проверенными данными о свидетельствах ЕГЭ.
Нажать кнопку «Загрузить».
В результате будут автоматически заполнены следующие поля документа «Свидетельство ЕГЭ»:
«Номер свидетельства»
«Типографский номер»
«Статус свидетельства»
«Дата выдачи»
Также будет заполнена таблица результатов ЕГЭ, а документы «Свидетельство ЕГЭ» будут автоматически проведены. После этого данные из документа «Свидетельство ЕГЭ» будут учитываться при формировании списков рекомендованных к зачислению.
Примечание. Если в загружаемом обработкой «Загрузка результатов проверки свидетельств ЕГЭ» файле содержатся данные о свидетельствах ЕГЭ, которые еще не внесены в базу, такие свидетельства будут созданы автоматически.
3. Абитуриент сдает один или несколько экзаменов как внутренние
|
