Как возникли и развивались информационные технологии?
|
Скачать 1.82 Mb.
|
Для чего необходима и как организуется регистрация и индексация управленческих документов?Для эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (MI7Q должна включать все документы, которыми располагает организация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет и поиск документов, контроль за их исполнением. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их пои ск стр оится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри организации или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов производится децентрализовано в местах их создания и исполнения по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска. Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа. При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа. Классификация документов и информации является основой построения И ПС. Она нужна: для выделения регистрируемых массивов при регистрации документов; для проставления индексов соответствующих классификационных справочников при индексировании; как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек при организации информационно-поисковых массивов; при поиске документов и информации. Для чего необходим и как организуется контроль исполнения управленческих документов?Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому является обязательной составной частью документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Цель контроля — содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечивать предоставление аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль за исполнением документов включает несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов. Контроль, как правило, ведется на нескольких уровнях: формализованный контроль своевременного исполнения; контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию; контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы. Такая многоуровневость на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов — специального контрольного подразделения. Основными задачами подразделения (группы) контроля исполнения являются: отслеживание прохождения документов, а также фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и важных внутренних документов, письменных указаний руководства; обобщение полученных данных и результатов исполнения, а также доведение их до сведения руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. |
Похожие:
 |
Морозова М. А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника Информационные технологии, используемые в гостиничном комплексе «Континент» |
 |
Краткая инструкция © смвб-информационные технологии, август 2005... |
|
Т. Е. Мамонова информационные технологии Информационные технологии. Организация информационных процессов. Технология компьютерного моделирования: учебное пособие / Т. Е.... |
|
Методические указания к выполнению практических работ по дисциплинам... М. А. Аветикян, Н. А. Коваленко, И. Н. Шапкин, М. И. Шмулевич Информационные технологии на железнодорожном транспорте |
|
Учебное пособие Новосибирск 2017 Учебное пособие предназначено для студентов технических факультетов, обучающихся по направлениям подготовки 09. 03. 02 -информационные... |
|
Учебно-методический комплекс дисциплина: квантитативная лингвистика... Программа дисциплины «квантитативная лингвистика и новые информационные технологии» 4 |
|
Содержание) Section I. Information Technology (Информационные технологии)... «Приоритеты мировой науки: эксперимент и научная дискуссия»: Материалы IX международной научной конференции 10-11 ноября 2015 г.... |
|
Рабочая программа дисциплины (модуля) «Информационные технологии в управлении проектом» «Информационные технологии и ресурсы в менеджменте»; «Методы и модели в принятии управленческих решений»; «Управление финансами»;... |
|
Информационные технологии в управлении Любая модель… есть иллюзия, которую личность воспринимает как реальность, оживляя ее своим воображением |
|
Краткая инструкция © смвб-информационные технологии, август 2005... Запустите исполняемый файл дистрибутива и следуйте инструкциям программы. По окончании установки создастся папка «quik» в пункте... |
|
1 Раскройте понятия: технологии, информационные технологии, информационный... Технологии Технология (гр technе — мастерство, logos — учение, учение о мастерстве) — сов окупность знаний о способах и средствах... |
|
Интеграция икт в образовательный процесс Как можно использовать информационные технологии для наиболее эффективной поддержки, сопровождения и оценивания учебной деятельности... |
|
Литература Автоматизированные информационные системы и технологии... Автоматизированные информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник/Под ред. Трофимова В. В.–М.: Юрайт, 2012.–... |
|
Отчет о самообследовании муниципального казенного общеобразовательного учреждения Инновационные образовательные программы и технологии, в частности, информационные технологии |
|
Информационные технологии в управлении Поэтому от качественных характеристик этой информации, таких как адекватность, полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость,... |
|
Научно-методическая конференция «Современные информационные технологии... В сборнике представлены доклады участников научно-методической конференции «Современные информационные технологии в образовании:... |