Организация бухгалтерского учета
|
Скачать 0.63 Mb.
|
Ведомость на выплату денег (далее — ведомость) — это кассовый документ, который используют для осуществления выплат из кассы предприятия. Несомненно, этот документ — старый знакомый каждого бухгалтера, ведь зачастую по нему выплачивают зарплаты на предприятии и производят другие выдачи из кассы. И все же стоит вспомнить, как именно ведут эту ведомость, что, где и когда следует заполнять. Сразу же заметим, что ведомость можно заполнять вручную или с помощью компьютера. После составления ее заверяют подписями руководитель и главбух (или уполномоченный работник) (п. 3.4 Положения о кассовых операциях). Эти лица делают разрешительную надпись о выдаче денежной наличности на титульной странице ведомости. Также здесь нужно указать сроки выдачи денежной наличности и суммы: гривен — словами, копеек — цифрами (п. 3.8 Положения о кассовых операциях). После последней записи в ведомости должна быть незаполненная строка, чтобы указать общую сумму. Такие строки могут быть в конце каждой страницы ведомости. Если же документ составляют с помощью компьютера, то он может быть без строк. Кассир, получив расходную ведомость, должен проверить наличие разрешительной надписи руководителя или уполномоченного лица, правильность оформления документа, все реквизиты. Если хотя бы одно требование не будет выполнено, такую ведомость возвращают для переоформления (п. 3.12 Положения о кассовых операциях). Расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащее сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения о кассовых операциях). Если ведомость состоит из нескольких листов, то над таблицей (на второй и следующих страницах) нужно напечатать текст "Вставной лист к приложению № ". При выдаче денежной наличности по ведомости физлицам (в т. ч. и работникам предприятия) кассир должен требовать предъявления паспорта или документа, который его заменяет, записать из него данные (ФИО, номер, кем и когда он выдан) в строке "Примечания" (если выдачу производят не работнику). Получатель средств должен расписаться в ведомости, используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета (п. 3.5 Положения о кассовых операциях). Если вы решили выдать наличные лицам, которые не числятся в штатном расписании, то следует составить отдельную ведомость на этих физлиц. Вообще выдавать денежную наличность разрешено лишь лицам, указанным в ведомости. Исключение составляет выдача средств по доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, лицам, которые не имеют возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно. Тогда лицо, которому доверено получить денежные средства, также должно предъявить паспорт или заменяющий его документ. Его реквизиты не забудьте записать в графе "Примечания". Вместе с тем в ведомости перед подписью о получении денег делают надпись "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прилагается к ведомости (п. 3.6 Положения о кассовых операциях). Сразу после выдачи денежной наличности кассир подписывает ведомость, а на приложенных к ней документах ставит оттиск штампа или надпись " Оплачено", указав дату (число, месяц, год). Когда закончится срок выплат, связанных с оплатой труда по ведомости, кассир обязан напротив фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить оттиск штампа или сделать надпись "Депонировано" и составить реестр депонированных сумм. После этого в ведомости он указывает фактически выплаченную сумму и ту, которая подлежит депонированию. Далее сверяет их с общим итогом по ведомости и заверяет надпись своей подписью. Потом на фактически выданную по ведомости сумму бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер (далее — РКО) и в соответствии с ним кассир делает соответствующую запись в кассовой книге (п. 3.9 Положения о кассовых операциях). Бухгалтер проверяет записи, сделанные кассирами в ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы. На депонированные суммы, которые сдают в банк, оформляют один общий РКО. Заметим! Хотя ведомость и полноценный кассовый документ, но все же независимо от того, какие выплаты вы производили по ней (зарплату, премии, гонорары, авансы на командировку или другие), после выдачи сумм вам следует составить РКО на фактически выплаченную сумму. На такие мысли нас наталкивает п. 3.11 Положения о кассовых операциях. В заключение напомним: ведомость не используют для получения денежных средств! Также в ней, как и в других кассовых документах, запрещено делать любые исправления (п. 3.10 Положения о кассовых операциях). КАССОВАЯ КНИГА: ТОНКОСТИ ВЕДЕНИЯ Кто ведет кассовую книгу Напомним, что кассовая книга — это документ (форма № КО-4, приложение 5 к Положению о кассовых операциях), который применяют для первичного учета денежной наличности в кассе (п. 1.2 Положения о кассовых операциях).Все движение денежной наличности в кассе следует отражать именно в ней (п. 4.2 Положения о кассовых операциях). Каждое предприятие (юрлицо), имеющее кассу, должно вести одну кассовую книгу. Внимание! Кассовую книгу следует начать заполнять в первый день получения в кассу наличности на основании выписанного ПКО! О самой кассовой книге Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скреплены оттиском печати предприятия (юрлица), а также заверены подписями руководителя и главбуха предприятия. Особенность заполнения кассовой книги в том, что все записи в ней осуществляют в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета (остановитесь на синем или черном) чернильной или шариковой ручкой. Первый экземпляр — "Вкладной лист кассовой книги" — остается в кассовой книге. А второй (отрывная часть) — "Отчет кассира" — документ, по которому кассир отчитывается о движении наличности в кассе за день, передают в бухгалтерию. Его хранят в одной папке с РКО и ПКО, выписанными за день. Номера страниц обоих экземпляров должны совпадать (п. 4.2 Положения о кассовых операциях). Важно! Исправлений в кассовой книге, как правило, не допускают. Й все же если сделали помарку, то исправление следует заверить подписями кассира и главного бухгалтера (лица, которое его замещает). Любые записи в кассовой книге производят на основании кассового ордера в день его составления. Если за трудодень не было движения наличных, то записи в кассовой книге не делают, даже если на начало дня были остатки. Почему так? А все просто — кассовую книгу используют для отражения движения денежной наличности в кассе. Нет движения, так и нечего отражать, а значит, записывать нечего. В конце дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию "Отчет кассира", второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с ПКО и РКО (п. 4.3 Положения о кассовых операциях). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагают на главного бухгалтера или уполномоченного работника (п. 4.5 Положения о кассовых операциях). Электронная кассовая книга Если вам неудобно вести бумажную кассовую книгу, то вы смело можете применять ее электронный аналог с помощью компьютера (п. 4.4 Положения о кассовых операциях). е Программное обеспечение должно давать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги ("Вкладной лист кассовой книги" и " Отчет кассира"), которые по форме и содержанию должны воспроизводить кассовую книгу в бумажной форме. Записи в кассовой книге надо проводить до начала следующего рабочего дня (то есть с остатками на конец предыдущего дня) со всеми необходимыми реквизитами, предусмотренными ф. № КО-4. Страницы электронной кассовой книги нумеруют автоматически в порядке возрастания с начала года. При распечатке " Вкладного листа кассовой книги" в конце месяца должно автоматически выводиться общее количество листов кассовой книги за месяц, а если печатаем в конце года — их общее годовое количество. Кассир обязан проверить правильность составления "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира", подписать их и передать последний вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во "Вкладном листе кассовой книги". "Вкладной лист кассовой книги" на протяжении года кассир хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) "Вкладной лист кассовой книги" подшивают в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководитель и главбух юрлица, а подшивки формируют в книгу, которую скрепляют оттиском печати предприятия. КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ: КАК ИСПРАВЛЯТЬ Начнем с приходных и расходных кассовых ордеров (далее — ПКО и РКО), а также ведомостей на выплату денег. С ними все весьма строго: исправления запрещены. Это правило зафиксировано в абз. 4 п. 3.10 Положения о кассовых операциях. Значит, если Вы допустили описку в ПКО, РКО или ведомости, не пытайтесь там ничего зачеркивать и исправлять. Единственный путь — оформить новый кассовый документ. Что касается погрешностей в заполнении кассовой книги, то согласно абз. 7 п. 4.2 Положения о кассовых операциях исправления в ней, как правило, не допускаются, но и не запрещены. Итак, если какую-то информацию Вы все же указали с ошибкой, то на помощь придет корректурный способ из п. 4.2 Положения № 88. То есть нужно неправильный текст или цифры зачеркнуть и сверху надписать правильные данные, удостоверив их подписями кассира и главбуха (или его заместителя). При этом не перегните палку: зачеркните ошибочные данные одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Имейте в виду, что рядом должна стоять надпись "ИСПРАВЛЕНО" (п. 4.4 Положения № 88) и дата ее проведения. Иногда ошибка не влечет никаких правок, например, работник пропускает страницу в кассовой книге. Далее действия элементарны: свободную страницу перечеркните, сделайте надпись " АННУЛИРОВАНО", а кассир с главбухом опять же оставят свои визы. Логическим завершением всех корректурных исправлений будет составление бухсправки. В ней ответственный работник (кассир или лицо, на которое возложены эти функции) укажет причину и суть ошибки, а подпишет эту справку все тот же главбух. Об электронных кассовых документах... Положение о кассовых операциях не разрешает ограничиваться кассовыми документами только в электронной форме, но все же его тексты дают нам понять, что вести и создавать их в электронном виде с дальнейшей распечаткой можно. Так, в п. 3.10 Положения о кассовых операциях отмечено: " Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащее сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока". Вместе с тем следует сказать, что на компьютерных средствах, которые обеспечивают формирование и распечатку нужных кассовых документов, можно заполнять журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 3.11 Положения о кассовых операциях). Также на компьютере можно вести и кассовую книгу, главное, чтобы программное обеспечение давало возможность визуального отражения и распечатки каждой из двух частей листа кассовой книги ("Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира"), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме (п. 4.4 Положения о кассовых операциях). КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ: КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ Основные нюансы хранения кассовых документов ...документооборот Каждое предприятие должно разработать внутренний порядок (график), который описывает путь документов от создания или получения от других предприятий до принятия их к учету и передачи для обработки в архив (п. 5.1 Положения № 88). Этот порядок утверждает руководитель предприятия, а контролирует исполнение главный бухгалтер. И его требования относительно порядка предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб предприятия (п. 5.5 Положения № 88). ...номенклатура дел Кроме этого, есть еще и архивная составляющая жизни документов. Заключается она в том, что структурное подразделение предприятия — архив (другая служба, например, общий отдел, канцелярия, на которую возложены подобные функции), работает по Правилам работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденным приказом Госкомархивов Украины от 16.03.01 г.№ 16 (далее — Правила работы архивов). Этот норматив призывает создать номенклатуру дел, которая является систематизированным перечнем наименований дел, создаваемых в делопроизводстве предприятия, оформленных с указанием сроков хранения (приложение 2 к Правилам работы архивов). Номенклатуру разрабатывает лицо службы документационного обеспечения (при отсутствии — деловод, секретарь) при участии архива, а утверждает начальник отдела по согласованию с начальником архива (пл. 3.1.5 Правил работы архивов). ...кто отвечает за хранение Это обязанность предприятия (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете), но непосредственно ответственных определяет главбух (п. 6.2 Положения № 88). Это может быть он сам, бухгалтер, помощник бухгалтера или кто-то другой. Помните! Назначение "властелина архива" лучше закрепить на бумаге (приказ, распоряжение). ...где их хранить Относительно этого законодательство не содержит четких указаний. По нашему мнению, подойдет касса предприятия. Ведь это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения о кассовых операциях). Однако складывать кассовые бумаги можно и в другом месте: первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухотчеты и балансы должны храниться в бухгалтерии, в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88). Следовательно, решение за главбухом. ...как хранить Ответственное лицо, назначенное руководителем, комплектует в хронологическом порядке, нумерует, переплетает в отдельные папки и хранит кассовые документы (п. 3.13 Положения о кассовых операциях) до передачи их в архив. ...хранение электронных документов: общие требования Для носителей информации (диски, флешки, винчестеры) есть обязательное правило: они должны давать возможность проверить целостность документов на хранении в течение срока, установленного для соответствующих документов на бумаге (п. 6.4 Положения № 88). ...Кассовая книга в электронной и... дополнительно в бумажной форме Как мы знаем, программное обеспечение должно печатать "Вкладний аркуш касової книги". Частота и периодичность этой печати законодательно не определены, поэтому кассир должен руководствоваться внутренними документами предприятия. В них, с учетом реального количества кассовых операций, следует прописать этот срок (один раз в месяц, квартал или год). По нашему мнению, нет смысла печатать "Вкладний аркуш касової книги" чаще раза в месяц. Тем более что вместе с ним программа выдает на бумагу и кассовую книгу за соответствующий период. Далее кассир передает "Звіт касира" вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во "Вкладному аркуші касової книги". Последний он в течение года хранит отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от потребности либо требований по документообороту) кассир формирует подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов в год удостоверяют подписями руководителя и главбуха предприятия, а подшивки формируют в книгу, которую скрепляют оттиском печати предприятия. |
Похожие:
 |
Перечень вопросов для конкурса на замещение вакантных должностей... Каким федеральным законом определяются объекты, основные задачи бухгалтерского учета, основные требования к ведению бухгалтерского... |
|
Методические указания разработаны на основе программы дисциплины... Ых дисциплин. Она должна не только закрепить полученные ранее знания в области теории бухгалтерского учета, бухгалтерского (финансового)... |
 |
Сущность и виды учета; предмет и метод бухгалтерского учета; счета... Цели и концепции управленческого учета, организация управленческого учета в зависимости от технологии и организации производства,... |
|
Введение 2 1 концепции бухгалтерского учета 5 Особенности бухгалтерского учета и контроля затрат на содержание служебного транспорта 27 |
|
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской... Инвентаризация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета |
|
Теоретические основы учета расчетов с покупателями и Организация бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками в ООО "Современная кровля" |
|
Контрольная работа по мдк. 01. 01. «Практические основы бухгалтерского... Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Челябинский государственный промышленно-гуманитарный техникум... |
|
Методика автоматизации управленческого и бухгалтерского учета корпорации. Методик аавтоматизации Целью документа является краткое изложение принимаемых основных категорий и соглашений управленческого учета и подробное изложение... |
|
В помощь бухгалтеру «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта автономных учреждений и Инструкции по его применению», содержат достаточно информации... |
|
Иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы организации... Настоящая Учетная политика для целей бухгалтерского учета (далее Учетная политика) разработана в соответствии с |
|
Методическое пособие для овладения студентами по пм 01 «Документирование... Пм 01 «Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации» |
|
Положение об учетной политике Отдела образования администрации Ибресинского... Г. №402-фз «О бухгалтерском учете», Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря... |
|
Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения бухгалтерского учета в органах государственной власти, органах управления... |
|
Программа дисциплины Организация и проведение налоговых проверок... Дисциплина «Организация и методика налоговых проверок» базируется на знаниях студентов, полученных ими в процессе изучения основ... |
|
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений Министерства финансов Российской Федерации Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и |
|
Учетная политика для целей бухгалтерского учета ОАО «Морской порт Санкт-Петербург» Содержание Настоящее Положение устанавливает единые методологические основы, порядок организации, форму и способы ведения бухгалтерского учета... |