8. Сообщения в ЕИПСК
Функционал «Сообщения» позволяет осуществлять коммуникацию внутри ЕИПСК и обеспечивает возможность различного взаимодействия учреждений. С помощью это й функции можно писать сообщения, ставить задачи, уведомлять учреждения. Коммуникация внутри системы может быть как горизонтальной, т.е. между учреждениями одного города, области и т.д., так и вертикальной – между учреждениями-модераторами и подчиненными структурами.
Внимание! Отправлять сообщения можно только от лица учреждения, т.е. только что зарегистрировавшийся пользователь, не являющийся членом учреждения внутри системы, не может использовать данный функционал.
Чтобы перейти к форме отправки сообщения, необходимо нажать на кнопку «Сообщения» в правом верхнем углу кабинета учреждения.
Рис. 56. Форма отправки сообщения
Здесь необходимо поочередно заполнить поля.
Получатель. Здесь нужно начать набирать название учреждения, которому адресуется послание. Рекомендуем обратить внимание на то, что учреждения с похожим названием могут присутствовать в разных районах, поэтому стоит внимательно выбирать нужное учреждение.
Рис. 57. Выбор получателя
Категория. Здесь необходимо в зависимости от цели письма выбрать его тип: сообщение, уведомление или задачу.
Сообщение. В это поле вводится непосредственно текст сообщения.
Чтобы отправить сообщение, необходимо нажать кнопку «Отправить». Дальнейшая переписка с этим учреждением будет отображаться в форме диалога.
9. Работа с разделом «Аудитория»
ЕИПСК содержит инструментарий для эффективного взаимодействия между учреждениями и их аудиторией.
С помощью этого функционала можно:
хранить и обрабатывать контактные данные реальных и потенциальных посетителей учреждения, сортировать их по различным параметрам (возрастные особенности, интересы посетителей и т.д.);
сообщать своей аудитории о планируемых мероприятиях и услугах учреждения;
автоматизировать рассылку пресс-релизов для информационных партнеров (СМИ, городских порталов и т.д.).
Для того чтобы управлять процессами взаимодействия с аудиторией, необходимо зайти в раздел «Аудитория», выбрав этот пункт в панели слева. У раздела есть две дочерние вкладки: «Контакты» и «Рассылки». В первой отражена база контактов и находятся инструменты для ее пополнения и создания рассылок, во второй – информация о прошедших рассылках. Чтобы начать работу с разделом, необходимо перейти в первую вкладку.
Вкладка «Контакты»
В этом разделе представлены контакты всей базы аудитории. У учреждения, которое еще не вносило данные по своим посетителям, вкладка будет пустая до тех пор, пока там не появятся адреса электронной почты аудитории. Но сами они там не появятся: базу данных своих контактов каждое учреждение формирует самостоятельно. В ЕИПСК есть несколько способов составления списков адресатов рассылки и базы СМИ.
Рис. 58. Вид вкладки «Контакты
Способы сбора и внесения контактов.
В ЕИПСК можно собирать и вносить контакты тремя различными способами:
1) с помощью виджетов с формой обратной связи;
2) посредством ручного ввода данных;
3) при помощи автоматической загрузки контактного листа.
Необходимо подробно рассмотреть каждый способ.
1. Сбор при помощи виджетов обратной связи. Этот способ реализуется благодаря такому инструменту, как виджеты, которые представляют собой всплывающие модули, блоки, размещенные на официальном сайте или ресурсах партнеров. Механизм действия таков: посетитель заходит на сайт, видит всплывающее окно виджета, например, с анонсом места и предложением оставить контакт для получения свежих новостей от учреждения. Внизу виджета есть форма для внесения контактной информации. После заполнения формы контакт автоматически оказывается в разделе «Аудитория» учреждения, которое создавало виджет. С этого момента уже можно делать рассылку.
Рис. 59. Форма сбора контактных данных в виджете
Подробнее о том, как создавать виджеты с формой для контактных данных, можно прочесть в методических рекомендациях по разделу «Виджеты»
2. Ручной ввод данных. Этот способ подходит для ситуаций, когда есть необходимость внести единичные контакты, например, электронную почту какого-либо СМИ. При ручном вводе можно выбрать тег, которым помечается контакт, например, «газеты», «телевидение». Затем можно осуществлять рассылку именно по контактам, отмеченным этим тегом. Чтобы вручную внести данные, необходимо в разделе «Контакты» нажать на кнопку «Добавить контакт». В открывшейся форме последовательно заполняются поля.
Имя контакта – сюда вносится ФИО контактного лица.
E-mail – сюда вносится адрес электронной почты.
Телефон – поле для контактного телефона. Номер телефона пишется без префикса.
Теги – сюда вносятся пометки для контактов. Например, для библиотеки это может быть тег «читатели», «старший возраст»; для филармонии: «зрители», «артисты» и т.д. Несколько тегов есть в системе, если они не подходят – необходимо набрать нужный тег, в выпавшем списке выбрать «Добавить». Теги пишутся маленькими буквами, без кавычек и посторонних знаков. 
Рис.60. Ручной ввод данных
3. Импорт контактов. Инструмент импорта полезен, когда нужно занести в базу большой массив собранных контактов. Необходимо собрать контакты и, пользуясь программой Microsoft Excel, создать документ в формате .csv.
В виде строчки через точку с запятой необходимо ввести четыре параметра: имя и фамилия;e-mail;телефон;теги. И так на каждой строчке документа Microsoft Excel.
Чтобы загрузить список, необходимо нажать на кнопку «Импорт контактов». В открывшемся окне выбрать кнопку «Загрузить список». Когда список будет загружен, нужно нажать «Импортировать».
Рис. 61. Импорт контактов
Пример 1. У музея есть контакты постоянных постетителей, который регулярно посещают новые выставки. Одного из них зовут Иван Иванов, почта ivan11@mail.com, телефон +79991123456. Его можно отметить тегом «постоянные посетители», чтобы рассылать информацию о свежих мероприятиях. Данные для него будут выглядеть так: Иван Иванов;ivan11@mail.com;9991123456;постоянные посетители. Остальные контакты в этом списке формируются так же.
Пример 2. В городе N работают корреспонденты, которые освещают культурную жизнь учреждений. Это сотрудники телевидения, газет, интернет-порталов. Областной филармонии необходимо перенести в систему и рассортировать список людей, работающих в СМИ. Для переноса списка этих корреспондентов опять формируется список в программе Excel. 
Рис. 62. Вид списка контактов в Microsoft Excel
Документ сохраняется в формате .csv, однако из-за конфликта форматов для корректного импорта ему нужно изменить кодировку. Чтобы это сделать, следует совершить следующие действия.
1. Открыть приложение по смене кодировки, например, Notepad++
(можно скачать по ссылке http://dl.notepad-plus-plus.org/
downloads/6.x/6.7.5/npp.6.7.5.Installer.exe).
2. Открыть папку, где сохранен файл csv, с помощью контекстного меню открыть файл в notepad++. Сверху в горизонтальном меню нужно выбрать пункт «Кодировки», в выпавшем меню нажать на строчку «Преобразовать в UTF-8». Далее открыть вкладку «Файл», выбрать «Сохранить».
Второй способ: если нет программы Microsoft Excel, или не хочется менять кодировку, можно воспользоваться таблицами в приложении «Google Диск» (https://drive.google.com). Чтобы войти в него, необходимо создать аккаунт в Google или ввести почту и пароль от почты Gmail. После этого нужно нажать кнопку «Создать» в левом верхнем углу экрана и выбрать «Google Таблицы». В таблицах все нужно делать так же, как и в Excel: в четыре столбца, через точку с запятой. В конце подготовленный список нужно загрузить на компьютер. Нажать на кнопку «Файл» в верхнем горизонтальном меню, далее «Скачать как», далее выбрать csv-файл. Документ можно импортировать.
Создание рассылки
Аудитория для рассылки.
Когда контакты собраны, можно формировать рассылку. Чтобы создать рассылку, необходимо определить круг адресатов. Это можно сделать с помощью фильтров в правой части экрана.
Важно! После настройки фильтров в блоке «Аудитория» будут показаны только те люди, которым уйдут письма, сформированные после отбора аудитории.
Имя: это фильтр для быстрого поиска необходимого человека из базы данных. Результат поиска будет выведен, и после этого можно сделать рассылку конкретному пользователю.
Тип источника: здесь можно выбрать контакты, собранные с помощью одного того или иного типа источника: виджетов, ручного ввода, импорта.
Теги: этот фильтр позволяет сделать рассылку по отмеченным контактам, например, представителям СМИ или отдельным типам аудитории.
Пример 1. Театру необходимо послать письмо Дмитрию Дмитриеву, который попросил оповестить его, когда любимый спектакль «Гамлет» вернется в репертуар, и оставил контакт. Данные были внесены в систему. «Гамлета» в театре снова ставят, и необходимо уведомить зрителя. Сотрудник учреждения набирает «Дмитрий Дмитриев» в фильтре «Имя» и после того, как человек будет найден, формирует письмо с анонсом события «Гамлет», занесенным в систему.
Пример 2. Районный дом культуры импортировал в систему собранные после мероприятия контакты по своему району. И чтобы приветствовать адресатов решил сделать первую, приветственную рассылку. Сотрудник учреждения выбирает в фильтре «Тип источника» «Импортированные». После этого формируется рассылка.
Пример 3. Концертному залу «Восход» необходимо проанонсировать творческий вечер «Кому за пятьдесят». Контакты на этапе сбора отмечались тегом «старший возраст». Сотрудник библиотеки выбирает в фильтре «Теги» «старший возраст». По выбранной аудитории формируется рассылка – анонс события.
Формирование рассылки
Когда определена тематика рассылки, выбрана ее аудитория, можно формировать сами письма. В АИС ЕИПСК возможно создание рассылок двух видов: по СМС и по электронной почте.
1. Смс-расылка. Чтобы сформировать смс-рассылку, необходимо нажать на кнопку «Создать рассылку». Выбрать тип рассылки «СМС» (стоит по умолчанию). В тексте СМС набрать короткое сообщение, затем нажать кнопку «Разослать».
СМС-сообщения позволят напомнить зрителям, что скоро состоится концерт, на который они оставили заявку, началась продажа абонементов в филармонию, открыт набор в танцевальную группу и т.д. То есть все, что не требует пространных объяснений, фото и расписаний.
Пример 1. СМС-оповещение от библиотеки об открытии языковой группы «Друзья! У нас открыт набор в группу китайского языка. Первое занятие бесплатно!».
Пример 2. СМС-оповещение об акции в филармонии: «Дорогие зрители! На этой недели абонементы в филармонию со скидкой 20%!».
Пример 3. СМС-оповещение от музея о начале работы официального сайта: «Друзья, заработал наш официальный сайт! Заходите и делитесь впечатлениями на www.muzey123.ru».
Пример 4. «Друзья! Музей народного творчества переехал в новое здание. Ждем всех в гости по адресу ул. Пушкина, 6!».
Рис. 63. Создание СМС-рассылки
2. E-mail. Это более гибкий и подробный инструмент оповещения читателей о событиях и услугах учреждения. Рассылка по электронной почте позволяет подробно и красочно рассказать о будущем событии, сделать так, чтобы о нем узнали и посетили сотни людей. Поэтому к формированию e-mail рассылки нужно подходить очень внимательно.
Тематика рассылки должна совпадать с аудиторией, которой эта рассылка придет. Так, например, серия новогодних утренников Дома культуры будет интересна родителям маленьких детей (можно использовать соответствующий тег), но совсем не будет интересна молодежи от 16 до 23, которые, возможно, с удовольствием придут на концерт рок-команды. Именно для наиболее точного «попадания» в свою целевую аудиторию необходимы теги.
Когда аудитория уже отобрана, можно приступать к формированию рассылки. Для этого необходимо нажать на кнопку «Создать рассылку». Выбрать тип рассылки e-mail. Поочередно заполнять поля.
Тип письма. Это поле позволяет выбрать один из трех типов письма: анонс события, анонс событий и анонс услуги. Отличаются они в конструктивном плане: анонс события содержит информацию об одном мероприятии, анонс событий позволяет сделать несколько блоков информации о событиях, анонс услуги анонсирует платные мероприятия, курсы и другие услуги учреждений.
Имя отправителя. Тут стоит написать название учреждения без аббревиатур «МБУК», «МКУК» и т.д. Оптимально будет «Белгородский театр кукол», «Веселовский дом культуры», «Музей им. Толстого».
Тема письма. В этом поле не стоит оставлять значение по умолчанию «Анонс события». В теме рекомендуется указать основную мысль. Например «Музей Москвы присоединяется к «Ночи музеев». Тема – это первое, что видят читатели, когда к ним на почту приходит письмо.
Заголовок рассылки. Здесь необходимо указать, как называется рассылка. Например «День матери в библиотеке им. Пушкина».
Описание рассылки. Это поле заполняется автоматически после выбора в следующем события для анонса. Однако тут можно редактировать текст. Оптимальный объем текста – 1000 знаков.
Событие. В это поле необходимо ввести название события, которое уже есть в системе, когда оно появится в выпадающем списке – выбрать его. Фоновой картинкой для рассылки автоматически станет главное фото события.
Рис. 64. Формирование рассылки «Анонс события»
Помимо этих полей могут быть другие, при выборе в «Типе рассылки» типа «Анонсы событий».
Главное событие. Это наиболее яркое, интересное событие, о котором учреждение рассказывает своей аудитории. В рассылке оно будет выглядеть как большой блок с информацией, тогда как остальные блоки расположатся ниже.
Остальные события. Здесь необходимо выбрать события, которые также освещаются в рассылке. При нажатии на поле появляется выпадающий список со всеми событиями учреждения, которые есть в системе. Можно выбрать несколько событий. 
Рис. 65. Создание рассылки «Анонс событий»
При выборе типа «Анонс услуги» форма рассылки несколько изменена. В ней ничего не выбирается, создается только текст с иллюстрацией и добавлено фото. Услугой может быть анонс экскурсионной программы, набор в группы для обучения
Название услуги. В это поле необходимо написать, что за услугу предлагает учреждение. Например, музейное объединение может проанонсировать появление единого билета во все свои музеи так: «Единый билет во все музеи».
Ссылка. В этом поле необходимо указать адрес сайта, где пользователь сможет получить более полную информацию о данной услуге.
Основное изображение. Сюда необходимо поместить фото, отражающее суть услуги. Красивая картинка в этом поле привлекает внимание к услуге, а значит, больше шансов, что пользователь заинтересуется и воспользуется предложением учреждения.
Рис. 66. Создание рассылки-услуги
С помощью трех рассмотренных типов рассылки можно создавать интересные и красочные письма, которые значительно повысят интерес пользователей к мероприятиям и услугам учреждений культуры.
Информационные поводы для создания рассылок.
1. Выставка/концерт/праздник/конкурс или любое другое событие. Формируется при помощи типа «Анонс». Текст сообщения помимо краткого интересного анонса события может содержать следующие конструкции:
«Дорогие друзья! Этот концерт мы с вами ждали очень долго!»;
«Мы с нетерпением ждем вас на нашей выставке»;
«Наш музей присоединяется к всероссийской акции. Приходите и вы!»;
«Это будет захватывающее зрелище! Приходите и сможете увидеть все своими глазами» и т.д.
Важно, чтобы читатель почувствовал, что обращаются именно к нему, поэтому очень важно начинать рассылку с оценки аудитории, ведь от возраста и интересов потенциальных читателей рассылки будет зависеть и способ подачи материала.
Например, вступление к анонсу выставки «Опаленные войной» для посетителей старшего возраста может звучать как: «Вспомним годы великого горя и Великой Победы», а для молодежи так: «Приобщайтесь к великой истории великой страны». 
Рис. 67. Рассылка-анонс события в почте
2. Обзор нескольких событий. Если необходимо осветить несколько событий, рекомендуется не делать много единичных рассылок, а собрать одну. Темы могут быть разные. Так, например, в начале каждого месяца можно делать обзор важных и интересных событий за месяц в одной рассылке. Рассылку можно назвать «Лучшие события за месяц» или «Лучшие события района этим летом». Таким образом, получится, не затрачивая лишнее время и внимание читателя, рассказать ему о самых интересных событиях.
Рассылки также могут быть тематическими: «Самые интересные мастер-классы весны», «Пять новых экскурсий» и т.д.
Текст сообщения может содержать конструкции:
«Друзья! Сегодня мы хотим рассказать о самых интересных событиях этой недели»;
«Уважаемые читатели! Предлагаем вашему вниманию анонсы лучших событий апреля»;
«Дорогие посетители! У нас много новых интересных курсов. Приходите и узнавайте новое!».
Рис. 68. Рассылка «Анонс событий»
3. Рассказ о новостях и услугах. Такое использование сервиса рассылок поможет продвигать платные услуги (экскурсии, группы, кружки) и в наиболее свободной форме общаться с аудиторией. Используя форму «Анонс услуги» можно приложить ссылку на внешние ресурсы (например, сайт учреждения), где будут подробности.
В основном такой формат рассчитан на коммерческие предложения: экскурсии, курсы, платные встречи и семинары, продажи абонементов, скидки на посещение выставок, презентацию единого билета, например, на год, и т.д. 
Рис. 69. Рассылка «Анонс услуги» в почте
Но иногда можно использовать эту форму для других рассылок, которые не подходят под формат «Анонс события» и «Анонс событий».
Примером такой рассылки может служить рассказ об акции в библиотеке: «Друзья! В этом месяце мы проводим акцию «Новый дом для книги». В нашей библиотеке есть книги, которые никто не брал уже более 15 лет. По инструкции их необходимо утилизировать. Но мы слишком любим книги, и не хотим, чтобы они погибали. Поэтому библиотека раздает в добрые читательские руки эти издания. Возможно, и вы найдете среди этих книг лучшего друга для себя».
Вкладка «Рассылки»
Если вкладка «Контакты» нужна, чтобы управлять рассылками и аудиторией, то вкладка «Рассылки» – это более инструмент контроля над рассылками. Здесь сохраняются все прошедшие рассылки, почтовые и СМС.
В этой вкладке можно увидеть следующие параметры.
Дата и время.
Тип рассылки.
Создатель.
Адресаты.
Этот инструмент нужен, чтобы отслеживать и сохранять всю историю ушедших рассылок.
Рис. 70. История рассылок
|
