Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию
|
Скачать 1.5 Mb.
|
4.2. Приказы 4.2.1. В администрации города приказами администрации муниципального образования город Армавир (далее-приказы) оформляются решения по кадровым вопросам администрации города, а именно: о приеме работника на работу; о переводе работника на другую работу; об увольнении работника; о предоставлении отпуска работнику; о направлении работника в командировку; о применении дисциплинарного взыскания к работнику; о заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений; Проекты приказов готовит отдел кадров администрации муниципального образования город Армавир на основании соответствующих документов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается отдел кадров администрации муниципального образования город Армавир. 4.2.2.Приказы в администрации города город подписываются: а)главой муниципального образования город Армавир в отношении муниципальных служащих, замещающих высшие и главные должности муниципальной службы; б)заместителем главы муниципального образования город Армавир, курирующим вопросы управления делами, в отношении муниципальных служащих, замещающих ведущие, старшие и младшие должности муниципальной службы, а также работников администрации муниципального образования город Армавир замещающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы. 4.2.3. Проекты приказов визируются начальником отдела кадров администрации муниципального образования город Армавир, начальником правового управления администрации муниципального образования город Армавир, начальником отдела делопроизводства . 4.2.4. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. 4.2.5. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его регистрации. Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. 4.2.6. Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman № 14. Приказ имеет следующие реквизиты: герб муниципального образования город Армавир; наименование вида документа -ПРИКАЗ; место принятия; дата и номер. 4.2.7.Указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа с соответствующим индексом. 4.2.8. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один одинарный межстрочный интервал. Например: О направлении в командировку работников отдела муниципального земельного контроля управления имущественных отношений Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру границ текстового поля. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля. 4.2.9. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются вид документа, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку строчными буквами. Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые оформляются в порядке, аналогичном порядку оформления правовых актов администрации муниципального образования город Армавир. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются органы администрации города или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа. 4.2.10. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 4.2.11. Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы, фамилию и дату. Место расположения виз аналогично месту их расположения на проектах правовых актов администрации муниципального образования город Армавир (ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ). Приложения к приказу подписываются начальником отдела кадров администрации муниципального образования город Армавир. 4.2.12. Последним пунктом распорядительной части приказа органа администрации должен быть пункт о вступлении в силу. 4.3. Положения, правила, инструкции 4.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного органа. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые главой муниципального образования город Армавир; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении главы муниципального образования город Армавир. 4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на листах бумаги формата А4. Порядок оформления грифа утверждения описан в пунктах 2.14-2.17 настоящей Инструкции. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". 4.3.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «чья?» (Должностная инструкция главного специалиста). 4.3.5.Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками. 4.4. Протоколы 4.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются органами администрации города, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 5-7 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются начальниками органов администрации города. Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующих органов администрации города, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через три дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем органа администрации города, ответственного за подготовку. 4.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в соответствующий орган администрации города вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по минованию надобности в них. 4.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали (далее - список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших); повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 4.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. 4.4.5.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель соответствующего органа администрации города, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа администрации города. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут заверяться печатью. 4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа – П Р О Т О К О Л (печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом №14 и выравнивается по центру); вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру); место проведения заседания, совещания (указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно происходило не в установленном (обычном) месте; печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру); дата и номер протокола (оформляются цифровым или словесно - цифровым способом и печатаются через два одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита). Основная часть протокола печатается через один одинарный межстрочный интервал. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано, с абзацного отступа и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, инициалы и фамилию. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через два одинарных межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему. Образец протокола приведен в приложении № 9 к настоящей Инструкции. 4.5. Служебные письма 4.5.1. Служебные письма администрации города готовятся как: ответы о выполнении поручений федеральных и краевых органов государственной власти и иных государственных органов; выполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города; сопроводительные письма к проектам правовых актов; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма. 4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов администрации города. Для служебных писем-ответов реквизит, включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. Ссылка в тексте документа на этот реквизит не делается. 4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков служебных писем с изображением герба муниципального образования город Армавир средствами электронной множительной техники запрещается 4.5.4. Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами 4.5.5. Служебное письмо администрации города, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. При составлении текста письма необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции. 4.5.6. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: Правовое управление считает необходимым… Управление имущественных отношений рассмотрело .... Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: прошу..., направляю.... Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 4.5.7. Датой письма является дата его регистрации. 4.5.8.Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его заместителей подписываются главой муниципального образования город Армавир. Служебные документы, направляемые в министерства, управления, отделы органов власти Краснодарского края подписываются заместителями главы муниципального образования город Армавир. На бланках органов администрации право подписи имеют начальники соответствующих органов администрации и лица, исполняющие их обязанности. 4.5.9. Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги). Экземпляр, остающийся в администрации города, визируется исполнителем (при необходимости - руководителем исполнителя письма). Образец служебного письма приведен в приложении № 10 к настоящей Инструкции. 4.6. Служебные записки 4.6.1 Служебная записка - это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки - оперативный обмен документированной служебной информацией между органами администрации города. 4.6.2. В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок: докладные записки; информационные записки; аналитические записки; пояснительные записки; объяснительные записки. 4.6.3. Служебная записка оформляется, как правило, на бланках органов администрации города. Допускается оформление указанных документов на стандартных листах бумаги формата А4. Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом № 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего реквизита бланка «на №__________от__________» двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал. 4.6.4. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа. 4.6.5. Служебные записки могут подписываться исполнителем (разработчиком), При этом они готовятся на чистых листах бумаги без углового бланка органа администрации. При необходимости служебная записка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем органа администрации города. В этом случае она готовится на бланке органа администрации города. Образец служебной записки приведен в приложении № 11 к настоящей Инструкции. 4.7. Телеграммы 4.7.1. Телеграмма, телетайпограмма (далее по тексту телеграмма) составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 4.7.2. Подлинность текста поступившей телеграммы обеспечивается программно-техническими средствами Госкомсвязи России. 4.7.3. Телеграммы печатаются четко и без помарок на светлой бумаге, шрифтом № 16, прописными буквами, подписываются главой муниципального образования город Армавир или его заместителями. 4.7.4. Копия отправляемой телеграммы визируется исполнителем и руководителем органа администрации города, подготовившего телеграмму, на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. 4.7.5. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя (указывается в верхнем правом углу); текст (содержание телеграммы); регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; подпись; адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (помещаются под чертой); Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся. 4.7.6. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание «НЕ» опускать нельзя). Можно использовать сокращенные знаки препинания. Например: точка ТЧК запятая ЗПТ двоеточие ДВТЧ кавычки КВЧ скобки СКБ номер НР Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Лексические особенности телеграмм: не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. 4.7.7. Подписанные телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются в организационном отделе. 4.7.8. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов. 4.7.9. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй передается в муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия администрации города Армавира», третий с подписью должностного лица и визами исполнителя и руководителя органа администрации города, подготовившего телеграмму, хранится в организационном отделе администрации муниципального образования город Армавир. 4.7.10.Телеграммы могут направляться на телеграф по каналам телефонной связи. При этом оформляется два экземпляра телеграммы, один из которых передается в муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия администрации города Армавира», второй с подписью должностного лица и визами исполнителя и руководителя органа администрации города, подготовившего телеграмму, хранится в организационном отделе администрации муниципального образования город Армавир. Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 12 к настоящей Инструкции. 4.8. Телефонограммы 4.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 4.8.2. Официальность поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме (журнале регистрации); входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 4.8.3.Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.) 4.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 4.8.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 4.8.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма. 4.8.7. Принимаемая телефонограмма должна быть сначала записана, а затем отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 4.8.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны к изложению текстов телеграмм. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация работы с документами Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 5.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию города корреспонденции производится в отделе делопроизводства в электронном виде. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступающие на имя главы муниципального образования город Армавир и его заместителей. 5.3.2.Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации города, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно. 5.3.3. Корреспонденция, касающаяся судопроизводства (судебные повестки, исковые заявления, кассационные, аппеляционные, надзорные жалобы и иные документы) принимается и регистрируется в правовом управлении администрации муниципального образования город Армавир. 5.3.4.Письма граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан администрации муниципального образования город Армавир. 5.3.5. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и наличие вложений. Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку "лично", вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый - остается в отделе делопроизводства, второй - приобщается к поступившему материалу, третий - направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа. 5.3.6. Поступившие в администрацию города служебные документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 5.3.7. На документах, подлежащих регистрации, в нижней правой части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата и входящий номер. 5.3.8. При регистрации поступившего документа в автоматизированной программе в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. 5.3.9. Распределение поступающей служебной корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования город Армавир, его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения органов администрации города. 5.3.10 Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно. Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись. 5.4. Прием, обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи 5.4.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листах бумаги формата А 4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; поступившие факсограммы рассматриваются как поступившие (входящие) документы и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно; при передаче документов по Интернету указывается точный электронный адрес организации, учреждения; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на руководителя органа администрации города и исполнителя, подготовивших документ к передаче; запрещается передавать текст документов с пометкой «для служебного пользования». 5.4.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации города, осуществляется их руководителями. 5.5. Организация работы с документами в администрации города 5.5.1. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования город Армавир и его заместителями, направляются для выполнения в органы администрации города в течение одного дня со дня наложения резолюции, срочные документы - немедленно. 5.5.2. Служебные документы, адресованные на имя главы муниципального образования город Армавир и его заместителей, поступившие непосредственно в приемные заместителей главы или органы администрации города, подлежат обязательной передаче в отдел делопроизводства на регистрацию. 5.5.3. Служебные документы, поступившие непосредственно в органы администрации города, регистрируются и направляются в работу аналогично порядку, установленному в отделе делопроизводства. 5.5.4. В отделе делопроизводства учет поступающих документов ведется с помощью автоматизированной программы. В приемных заместителей главы муниципального образования город Армавир, руководителей органов администрации города учет поступающих служебных документов ведется в журналах регистрации в электронном виде или на бумажном носителе. 5.5.5. О поступивших в приемную документах докладывается руководителю. Руководителем даются указания о выполнении данных документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать конкретные ответы на вопросы: «кому, что сделать, к какому сроку?», подпись руководителя и дату. 5.5.6. Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную. 5.5.7.В случае поступления в орган администрации города документа, не соответствующего перечню вопросов, отнесенных к сфере ведения данного органа, на имя главы муниципального образования город Армавир или его заместителя, наложившего резолюцию, направляется служебная записка с обоснованием переадресации документа. Срочные и оперативные документы подлежат возврату в день поступления, остальные – в течение двух дней после поступления. 5.5.8.Отметки о прохождении и выполнении документа фиксируются специалистом по служебной переписке в автоматизированной компьютерной программе. Информация о ходе и результатах выполнения служебных документов еженедельно докладывается главе муниципального образования город Армавир и его заместителям. 5.5.9. Служебные документы, поступившие непосредственно в органы администрации города, регистрируются, передаются исполнителям и контролируются ответственными за ведение делопроизводства в органах администрации города согласно порядку, установленному настоящей Инструкцией. 5.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.6.1. Регистрация отправляемых (исходящих) документов, подписанных главой муниципального образования город Армавир или его заместителями, осуществляется специалистом по служебной переписке. Регистрация и отправка отправляемых исходящих документов, подписанных начальниками органов администрации города, осуществляется лицами, отвечающими за ведение делопроизводства в органах администрации города, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.Отправка документов без регистрации не допускается. 5.6.2. Оформление адресата исходящих писем должно соответствовать постановлению Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 года № 725 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. 5.6.3. Документ, подлежащий отправке, поступает к специалисту по служебной переписке с обязательным указанием адресата и отсылается с соответствующей пометкой в журнале. В случае направления документа в электронном виде в отдел делопроизводства представляется один экземпляр на бумажном носителе, подписанный главой муниципального образования город Армавир или его заместителями с подтверждением об отправке. 5.6.4.В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через специалиста по служебной переписке ее необходимо сдавать для обработки за два-три дня до наступления контрольного срока не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу. В случае представления документа в более поздний срок ответственность за его своевременную доставку на бумажном носителе несет орган администрации, подготовивший документ. 5.6.5. В период отсутствия главы муниципального образования город Армавир для служебной переписки могут использоваться бланки главы муниципального образования город Армавир. При этом подпись оформляется следующим образом: Исполняющий обязанности главы муниципального образования город Армавир (подпись) (инициалы, фамилия) 5.6.6.Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами регистрируются под одним номером. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 6.1. Общие положения 6.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения, представление главе города и его заместителям регулярной оперативной информации о ходе выполнения служебных документов в администрации города. 6.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов является обеспечение эффективности управления на основе эффективного контроля за сроками и качеством выполнения правовых актов, служебных писем и принятия своевременных мер по их выполнению. 6.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением служебных документов обеспечивает выполнение следующих основных задач: контроль за сроками выполнения служебных документов; контроль за ходом выполнения служебных документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения; выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов для доклада руководству и принятия дополнительных мер по их выполнению; учет и анализ результатов выполнения служебных документов. 6.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов являются: учет и постановка служебных документов на контроль; формирование контрольных дел на постановления, распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края и администрации муниципального образования город Армавир, определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении; своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ; учет и регулярное информирование руководителей администрации города о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам); информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов; выдача информации о контролируемых служебных документах по запросу. 6.1.5. Служебные документы должны быть поставлены на контроль если: главой муниципального образования город Армавир дано по его выполнению поручение; в содержании постановления, распоряжения алминистрации муниципального образования город Армавир определены конкретные задания, поручения данному органу администрации города; необходимость контроля выполнения служебного документа определена резолюциями руководства; предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения служебного документа; полученная служебная корреспонденция зарегистрирована специалистом по служебной переписке. 6.1.6. Специалист отдела делопроизводства, отвечающий согласно должностным обязанностям за контроль выполнения правовых актов (далее – специалист по контролю), осуществляет делопроизводственный контроль за выполнением правовых актов администрации муниципального образования город Армавир, отдельных постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края. На контролируемые правовые акты администрации муниципального образования город Армавир специалистом по контролю заполняются контрольные листы. 6.1.7. Специалист по служебной переписке осуществляет делопроизводственный контроль за выполнением служебной корреспонденции, поступившей в администрацию города. Контроль за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию города и зарегистрированной в отделе делопроизводства, согласно резолюциям к ней, осуществляют также специалисты приемных заместителей главы муниципального образования город Армавир В органах администрации города контроль осуществляют лица, ответственные за делопроизводство. 6.1.8 Контроль за сроками получения ответов на служебные письма, направленные администрацией города в различные инстанции, осуществляют исполнители данных писем. 6.1.9 Контроль за выполнением поручений и заданий, данных главой города города на планерных и иных рабочих совещаниях, осуществляет организационный отдел администрации муниципального образования город Армавир. 6.1.10.Контроль за выполнением поручений по телефонным звонкам, поступившим в приемные администрации города, осуществляет организационный отдел администрации муниципального образования город Армавир. 6.1.11. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования город Армавир, его заместителей осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан администрации муниципального образования город Армавир. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям органов администрации города, осуществляют эти руководители и назначенные ими специалисты. 6.1.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за контроль выполнения служебных документов в органе администрации города, обязан передать другому работнику, по поручению непосредственного руководителя органа администрации все контролируемые документы и поставить об этом в известность отдел делопроизводства, . 6.2. Организация контроля за выполнением постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Армавир 6.2.1. Контроль за своевременным выполнением правовых актов осуществляют: |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования... |
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального... |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Должностная инструкция делопроизводителя территориального управления... Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность делопроизводителя территориального... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Инструкция по охране труда для сварщика, маляра-штукатура, подсобного рабочего, каменщика и т д Инструкция является важным документом, регламентирующим деятельность любого предприятия. Особое положение инструкций по охране труда... |
|
Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации... |
|
Должностная инструкция ответственного За организацию обработки персональных данных в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении муниципального образования... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений... |
|
Должностная инструкция начальника отдела градостроительства и архитектуры... Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является муниципальным... |