Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию

Скачать 1.5 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию
страница	6/10
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

глава муниципального образования город Армавир, его заместители в соответствии с их полномочиями;

начальники органов администрации города;

специалисты органов администрации города, уполномоченные на выполнение данной функции распоряжением администрации муниципального образования город Армавир ;

специалист по контролю.

6.2.2. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в правовых актах администрации муниципального образования город Армавир, осуществляют начальники органов администрации города и специалист по контролю. Контролю подлежит своевременность разработки органами администрации города конкретных мероприятий по выполнению правовых актов.

6.2.3. Начальники органов администрации города являются ответственными за фактическое выполнение правовых актов в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение.

6.2.4. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за выполнением правовых актов возложена на специалиста по контролю и ведется с помощью автоматизированной программы.

6.2.5. Специалист по контролю по поручению главы города и его заместителей инициативно, совместно со специалистами органов администрации города, может проверять фактическое выполнение отдельных правовых актов.

.

6.3. Порядок постановки правовых актов

на контроль в администрации города

6.3.1. Специалист по контролю осуществляет постановку на контроль правовых актов, определенных начальником отдела делопроизводства, определяет ответственного исполнителя (или организатора выполнения) правового акта (как правило, это подразделение, подготовившее проект); пункты правового акта, выполнение которых будет контролироваться; сроки представления промежуточной информации о ходе выполнения правового акта специалисту по контролю, исходя из его содержания.

Первичная информация о ходе выполнения правового акта представляется, как правило, через один месяца после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений.

6.3.2.Специалистом по контролю данные о правовых актах, поставленных на контроль, вносятся в автоматизированную программу.

6.3.3.Специалистом по контролю на каждый контролируемый правовой акт оформляется контрольное дело, содержащее заполненный контрольный лист и копию правового акта. В дальнейшем в нем накапливаются все материалы, характеризующие ход выполнения данного служебного документа.

Контрольное дело остается у специалиста по контролю.

6.3.4. В органах администрации, обладающих статусом юридического лица, на контроль ставятся правовые акты если:

начальником органа администрации дано по его выполнению поручение;

в содержании правового акта определены конкретные задания, поручения, сроки.

Ответственный за ведение делопроизводства органа администрации осуществляет постановку на контроль правовых актов, определенных начальником органа администрации, определяет ответственного исполнителя (или организатора выполнения) правового акта (как правило, это специалист, подготовивший проект); пункты правового акта, выполнение которых будет контролироваться; сроки представления промежуточной и окончательной информации о ходе выполнения правового акта, исходя из его содержания.

Ответственный за ведение делопроизводства органа администрации, получив сведения о выполнении правовых актов, изучает качество поступивших информационных материалов, их конкретность и предметность, еженедельно докладывает начальнику органа администрации о ходе выполнения установленных правовыми актами заданий.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта правового акта. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие выполнение правового акта (копии платежных поручений, планов мероприятий и т.д.).На основании представленных документов начальник органа администрации принимает решение о снятии с контроля правового акта или продлении срока контроля.

В случае непредставления информации о выполнении правового акта в установленный срок ответственный за ведение делопроизводства в оперативном порядке информирует об этом начальника органа администрации.
6.4. Контроль за ходом выполнения правовых актов

6.4.1. Глава муниципального образования город Армавир, его заместители, получив контрольное дело от специалиста по контролю, ознакомившись с его содержанием, определяют исполнителя и поручение ему в форме резолюции, фиксирующейся в контрольном листе (на отведенном для этого месте). Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок выполнения и т.д.

Получив поручение руководителя об организации контроля, специалист по контролю уведомляет исполнителей, обозначенных в данном правовом акте администрации муниципального образования город Армавир, используя для этого ксерокопию контрольного листа с резолюцией главы муниципального образования город Армавир или его заместителей.

Начальник органа администрации города, получив ксерокопию контрольного листа, определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, на которого возлагается ответственность за организацию работы по выполнению правового акта, обеспечению сбора, обработки и обобщению информации, подготовке необходимых материалов, а также проектов докладов о ходе и результатах выполнения правового акта и поручений по нему.

6.4.2. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким органам администрации города, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями отчетов о выполнении ими заданий, содержащихся в контролируемом правовом акте. Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему возможность своевременного рассмотрения документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.

Замена исполнителя, передача исполнения поручения или возложение контроля на другое должностное лицо или организацию могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя, давшего поручение.

6.4.3. Специалист по контролю, получив сведения о ходе выполнения правовых актов, изучает качество поступивших информационных материалов, их конкретность и предметность, еженедельно докладывает начальнику отдела делопроизводства о ходе выполнения установленных правовыми актами заданий.

6.4.4. Сроки выполнения заданий, указанные в правовых актах, могут быть изменены только главой муниципального образования город Армавир или заместителем главы муниципального образования город Армавир, который накладывал резолюцию.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления или изменения срока выполнения задания, обозначенного в правовом акте, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за пять дней до истечения срока представляет на имя главы муниципального образования город Армавир или его заместителя мотивированную просьбу об изменении срока и предложение о новом сроке. Об этом в обязательном порядке ставится в известность специалист по контролю; письменное подтверждение изменения срока приобщается к контрольному делу.

Сроки представления промежуточной информации, установленные специалистом по контролю, могут быть изменены по согласованию с начальником отдела делопроизводства. После согласования специалист по контролю вносит соответствующие изменения в контрольное дело и в электронную карточку автоматизированной программы.

6.4.5. Специалист по контролю:

информирует о приближении сроков выполнения по всем правовым актам, поставленным на контроль;

составляет перечень правовых актов, сроки выполнения которых истекают в предстоящем месяце, и направляет эти сведения в органы администрации города;

получает информацию по контролируемым правовым актам, проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о фактическом выполнении правовых актов, выясняет причины их невыполнения;

ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому контрольному правовому акту и исполнителю, еженедельно готовит по данному вопросу отчет начальнику отдела делопроизводства;

в необходимых случаях готовит сведения о невыполненных правовых актах. Оперативно информирует начальника отдела делопроизводства о возникающих неблагоприятных ситуациях в организации выполнения правовых актов;

запрашивает в органах администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях дополнительные материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

возвращает исполнителям неправильно оформленную или недостаточно полную информацию о ходе выполнения правовых актов;

готовит проекты правовых актов на снятие с контроля правовых актов;

по поручению начальника отдела делопроизводства проводит проверки организации контроля за выполнением правовых актов в органах администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях;

осуществляет методическое руководство по организации контроля за выполнением правовых актов в органах администрации города.

6.4.6. Сведения о состоянии выполнения правовых актов представляются специалисту по контролю согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта правового акта. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие выполнение правового акта (копии платежных поручений, ордеров на получение жилья и др.)

Информация о ходе выполнения правового акта готовится на имя должностного лица, на которого главой муниципального образования город Армавир возложен контроль; подписывается начальником или лицом, его замещающим. При необходимости она должна содержать предложения о продолжении контроля или его окончании.

6.4.7. Специалист по контролю, изучив и обобщив очередные сведения о ходе выполнения правового акта, делает соответствующие записи в контрольном деле. Если содержание представленной информации не отражает хода выполнения всех заданий (пунктов) документа или появилась необходимость запросить дополнительную информацию от органов администрации города, тех или иных организаций о ходе выполнения правового акта, то об этом делается запись в контрольном деле.

6.4.8. Предложения о снятии с контроля правовых актов, внесенные руководителями органов администрации города, рассматриваются и согласуются с заместителями главы муниципального образования город Армавир, о чем свидетельствует резолюция.

На основании представленных материалов специалист по контролю ежеквартально готовит проект постановления главы муниципального образования город Армавир о снятии с контроля правовых актов.

Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта.

6.4.9. Контрольные дела на правовые акты, передаются в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир, где они обрабатываются и готовятся для постоянного хранения.
6.5. Порядок подготовки и проведения Часа контроля в администрации города

6.5.1. Час контроля проводится в соответствии с ежеквартальным планом работы администрации города, утверждаемым заместителем главы муниципального образования город Армавир, курирующим вопросы управления делами. По поручению главы муниципального образования город Армавир, его заместителей могут проводиться внеплановые Часы контроля по наиболее актуальным правовым актам.

6.5.2. В Часе контроля могут принимать участие начальники и специалисты органов администрации города, городских организаций и других юридических лиц различных форм собственности.

6.5.3. Проведению Часа контроля, как правило, должна предшествовать проверка хода фактического выполнения правового акта, по которому запланирован Час контроля.

6.5.4. Методическое и организационное руководство подготовкой Часа контроля в администрации города возлагается на специалиста по контролю.

6.5.5. Начальники органов администрации города по запросу отдела делопроизводства представляют свои предложения о тематике проведения Часов контроля в предстоящем квартале текущего года. Специалист по контролю на основании полученных предложений ежеквартально, до 15 числа месяца, предшествующего очередному кварталу, разрабатывает сводный график проведения Часов контроля, согласовывает его с заместителями главы муниципального образования город Армавир и передает в начальнику отдела делопроизводства для включения в ежеквартальный план работы отдела делопроизводства.

6.5.6. Заместителем главы муниципального образования город Армавир, на которого возложен контроль за выполнением правового акта, выносимого на Час контроля, назначается должностное лицо органа администрации города, ответственное за подготовку Часа контроля.

6.5.7. Должностное лицо органа администрации муниципального образования город Армавир, ответственное за подготовку Часа контроля, разрабатывает проект плана подготовки Часа контроля, который представляется специалисту по контролю. Специалист по контролю оказывает методическую помощь в уточнении и составлении плана подготовки Часа контроля. Уточненный план утверждается заместителем главы муниципального образования город Армавир, проводящим Час контроля.

6.5.8. Форма подготовки Часа контроля определяется заместителем главы муниципального образования город Армавир, проводящим Час контроля, на основе имеющихся справок, отчетов, сообщений, аналитической информации о ходе выполнения правового акта:

а) если заместитель главы муниципального образования город Армавир, проводящий Час контроля, принимает решение о проведении его без организации дополнительной проверки, то в этом случае каждый орган администрации города, имеющий поручение (или поручения) в правовом акте, вынесенном на Час контроля, готовит информационно-аналитические и иные справочные материалы о фактическом его выполнении. В этом случае в плане подготовки Часа контроля определяются основные докладчики и содокладчики по обсуждаемой теме, непосредственные исполнители, заинтересованные лица. Это решение составляет основу повестки дня Часа контроля, которую оформляет ответственный за его проведение;

б) если заместитель главы муниципального образования город Армавир, проводящий Час контроля, принимает решение о проведении проверки фактического выполнения правового акта, то создаётся комиссия (рабочая группа) из специалистов, способных осуществить фактический контроль и проверку выполнения поручений, содержащихся в нем. Комиссия (рабочая группа) может быть создана как из работников администрации города, федеральных служб (по согласованию), так и из сотрудников одного органа администрации города. В состав комиссии (рабочей группы) должен включаться специалист по контролю.

6.5.9. По итогам работы комиссии (рабочей группы) специалистами, входящими в ее состав, готовятся справки, акты, информации о фактическом выполнении правового акта. Специалисты органов администрации города, ответственные за подготовку и проведение Часа контроля или члены созданной комиссии (рабочей группы) анализируют состояние хода выполнения правового акта (актов), выясняют причины его невыполнения или ненадлежащего выполнения. По результатам проведенного анализа готовят предложения об улучшении положения дел и устранении выявленных недостатков.

Предварительные итоги работы комиссии (рабочей группы) докладываются ее председателем заместителю главы муниципального образования город Армавир, проводящему Час контроля, который определяет основных докладчиков и содокладчиков по обсуждаемой теме, состав приглашаемых непосредственных исполнителей и заинтересованных лиц. Это решение составляет основу порядка проведения "Часа контроля".

6.5.10. Час контроля проводится заместителем главы муниципального образования город Армавир согласно утвержденному порядку проведения. На нем заслушиваются итоги проверки выполнения правового акта, осуществленной комиссией (или рабочей группой), сообщения, информации об этом начальников органов администрации города, организаций, учреждений,

Для более полного представления состояния фактического выполнения правового акта в ходе Часа контроля могут использоваться подготовленные фото-, видеоматериалы, слайды, диаграммы, графики и т.д. Для освещения вопросов Часа контроля, принятых на нем решений, могут приглашаться представители средств массовой информации, печати, телерадиовещания города. В ходе Часа контроля определяются причины невыполнения или ненадлежащего выполнения поручений правового акта, ответственные за это, а также намечаются пути решения возникших проблем. Заместителем главы муниципального образования город Армавир, проводящим Час контроля, даются поручения его участникам, которые оформляются протоколом.

Итогом проведения Часа контроля может быть подготовка нового проекта постановления (распоряжения) администрации муниципального образования город Армавир, служебной записки или письма-указания с перечнем мер, способствующих фактическому выполнению рассматриваемого правового акта (актов) в полном объеме и в установленные сроки.

Специалист по контролю оказывает помощь ответственным за подготовку и проведение Часа контроля в оформлении протокола совещания, его итоговых документов.

Порядок, срок и ответственные за выполнение поручений, данных на Часе контроля, определяются лицом, проводившим его.

Готовый протокол в течение двух дней после проведения Часа контроля представляется на подпись должностному лицу, проводившему его.

К протоколу прилагается список рассылки заключительного документа, доработанного на основании протокола и подписанного должностным лицом, проводившим Час контроля. Рассылку осуществляет орган администрации города, ответственный за проведение Часа контроля.

6.5.11. Все итоговые материалы Часа контроля в одном экземпляре передаются специалистом органа администрации города, ответственным за его подготовку и проведение, специалисту по контролю. Специалист по контролю из материалов прошедшего Часа контроля комплектует контрольное дело и осуществляет дальнейший делопроизводственный контроль за выполнением правового акта и поручений, данных на прошедшем Часе контроля.

6.5.12.Специалист по контролю на основании представленного протокола проведения Часа контроля вводит в автоматизированную компьютерную программу поручения заместителя главы муниципального образования город Армавир, данные в ходе проведения Часа контроля и сроки их выполнения; согласно установленным срокам запрашивает информацию у исполнителей и периодически информирует заместителя главы муниципального образования город Армавир о результатах проведенной ими работы. В случае, когда поручения, данные в ходе проведения Часа контроля, продолжают не выполняться, специалист по контролю вносит предложение о повторном рассмотрении вопроса на Часе контроля. Если же анализ полученной информации позволяет сделать вывод о выполнении поручений Часа контроля, то специалист по контролю выходит с предложением о снятии их с контроля.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»		Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального...
	Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию...		Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...
	Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Должностная инструкция делопроизводителя территориального управления... Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность делопроизводителя территориального...		Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по охране труда для сварщика, маляра-штукатура, подсобного рабочего, каменщика и т д Инструкция является важным документом, регламентирующим деятельность любого предприятия. Особое положение инструкций по охране труда...
	Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...		Должностная инструкция ответственного За организацию обработки персональных данных в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении муниципального образования...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Должностная инструкция начальника отдела градостроительства и архитектуры... Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является муниципальным...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию

Похожие: