МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
СВОДНАЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
|
Введение
Номенклатура дел государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волгоградский государственный медицинский университет» представляет собой список названий дел, заводимых в вузе с указанием сроков хранения документальных материалов. Данная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности университета, непосредственно на местах в его структурных подразделениях.
Классификационная схема сводной номенклатуры составлена по структурному принципу: ее основными разделами являются структурные подразделения и службы университета, представляющие его организационную структуру, закрепленную в штатном расписании, с присвоением им цифровых индексов.
Систематизация разделов в номенклатуре и их индексация проведена по направлениям деятельности и функциональной значимости структурных подразделений университета.
Систематизация и индексация дел внутри каждого структурного подразделения проведена по степени важности документов.
В университете составлен список деканатов факультетов и кафедр с присвоением им постоянного цифрового индекса, который затем включается в качестве второго члена в номенклатурный индекс. Однозначные по своим функциям и системам документирования структурные подразделения (как, например, деканаты факультетов, кафедры и диссертационные советы) имеют общий цифровой индекс, который целесообразно использовать без изменения индивидуально каждому институту, кафедре, специализированному совету.
Сроки хранения документов и дел в номенклатуре были проставлены с учетом их научно-исторической и практической ценности с максимальным сроком хранения.
В графе 1 номенклатуры проставлены индексы каждого дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Например: 07-02, где 07- цифровое обозначение структурного подразделения «Учебное управление», 02 - порядковый номер дела.
В графу 2 включены заголовки дел (томов, частей).
Дела, не завершенные делопроизводством в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется после окончания года.
|
Название документа: Сводная номенклатура дел ВолгГМУ
|
Разработчик: заведующая архивом И.Н.Сорокина стр. 2 из 112
|
Копии с данного оригинала при распечатке недействительны без заверительной надписи
|
Срок хранения дела исчисляется с 01 января года, следующего за годом его окончания делопроизводством. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2015 г., исчисляется с 01 января 2016 г.
Отметка «ЭПК», проставленная напротив некоторых заголовков дел, обозначает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит передаче на госхранение.
Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения такого документа университет определяет сам.
Отметка «До замены новым» позволяет избавиться от документа после замены его на новый.
В графе 5 даются необходимые примечания к срокам хранения документов и дел.
В случае заведения новых разновидностей документов, не включенных в номенклатуру, они могут быть помещены после последнего заголовка дела соответствующего структурного подразделения с присвоением им следующих порядковых номеров.
Согласованные с архивом номенклатуры дел структурных подразделений в конце каждого года уточняются. Исключаются выбывшие и включаются вновь заведенные дела. Уточненные номенклатуры перепечатываются и вводятся в действие со следующего года.
Сводная номенклатура дел ВолгГМУ согласовывается с экспертной комиссией университета и с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области (ЭПМК), утверждается ректором университета.
С ЭПМК сводная номенклатура пересогласовывается не реже, чем 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры университета она подлежит пересоставлению и заново согласовывается независимо от срока её предыдущего согласования.
Утвержденный и согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
Основными документами для определения сроков хранения материалов являются:
■ «Методические указания по применению примерной номенклатуры дел Высшего учебного заведения Министерства общего профессионального образования РФ» (М. 1999), которая была составлена в соответствии с нормативными требованиями государственной архивной службы РФ, с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
■ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010 — статьи по этому перечню даются без пометок).
|
Название документа: Сводная номенклатура дел ВолгГМУ
|
Разработчик: заведующая архивом И.Н.Сорокина стр. 3 из 112
|
Копии с данного оригинала при распечатке недействительны без заверительной надписи
|
«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием срока хранения» (М. 1989 – статьи помечены ТП) рекомендован для документов по образовательной деятельности (институтов, кафедр, приемной комиссии) согласно инструктивному письму Департамента правового обеспечения Минобрнауки России от 08.04.2011 М117-08.
«Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения» (М. 1974 – статьи помечены двумя звездочками) и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2007 – статьи помечены НТиПД).
При оформлении номенклатуры дел руководствовались «Основными Правилами работы архивов организаций» (М. 2002).
Сводная номенклатура дел составляется в 3-х экземплярах. Один экземпляр утвержденной номенклатуры должен храниться в канцелярии университета с целью обеспечения контроля за правильным формированием дел в структурных подразделениях; второй экземпляр – в архиве университета для обеспечения полной сдачи документов в архив, в первую очередь, постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), а также передачи их в дальнейшем в Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (куда предоставляется 3-й экземпляр сводной номенклатуры дел вуза).
|
Название документа: Сводная номенклатура дел ВолгГМУ
|
Разработчик: заведующая архивом И.Н.Сорокина стр. 4 из 112
|
Копии с данного оригинала при распечатке недействительны без заверительной надписи
|
Структура Волгоградского государственного медицинского университета
|
№ подразделения
|
Название структурного подразделения
|
01
|
Ректор
|
|
Проректоры
|
01.01
|
Первый проректор
|
01.02
|
Проректор по учебной работе
|
01.03
|
Проректор по научной работе
|
01.04
|
Проректор по лечебной работе
|
01.05
|
Проректор по учебно-воспитательной работе с иностранными учащимися и международным связям
|
01.06
|
Проректор по социально-экономическим вопросам
|
01.07
|
Проректор по воспитательной и внеучебной работе
|
01.08
|
Проректор по административно-хозяйственной работе
|
01.09
|
Проректор по капитальному строительству
|
01.10
|
Проректор по безопасности
|
|
Подразделения
|
02
|
Ученый совет университета
|
03
|
Совет по качеству и инновационным технологиям в образовании
|
04.01
|
ДС (Д. 208.008.01) – ученая степень кандидата и доктора медицинских наук
|
04.02
|
ДС (Д. 208.008.02) – ученая степень кандидата и доктора медицинских, фармацевтических, биологических наук
|
04.03
|
ДС (Д. 208.008.03) – ученая степень кандидата и доктора медицинских наук
|
04.04
|
ДС (Д. 208.008.04) – ученая степень кандидата и доктора медицинских, социологических наук
|
04.05
|
ДС (Д. 208.008.05) – ученая степень кандидата и доктора медицинских наук
|
04.06
|
ДС (Д. 208.008.06) – ученая степень кандидата и доктора медицинских наук
|
|
