Опыт внедрения системы корпоративного электронного документооборота в Нижегородской инжиниринговой компании «атомэнергопроект» (оао «ниаэп»)

Скачать 92.51 Kb.

Название	Опыт внедрения системы корпоративного электронного документооборота в Нижегородской инжиниринговой компании «атомэнергопроект» (оао «ниаэп»)
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

Опыт внедрения системы корпоративного электронного документооборота в Нижегородской инжиниринговой компании «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» (ОАО «НИАЭП»)
Мосякин Олег Александрович - Начальник отдела документационного обеспечения, ОАО Нижегородская инжиниринговая компания «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» (ОАО «НИАЭП»)

Открытое акционерное общество Нижегородская инжиниринговая компания «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» (ОАО «НИАЭП») организовано на основании Указа Президента Российской Федерации от 27.04.2007 № 556 «О реструктуризации атомного энергопромышленного комплекса Российской Федерации», Постановления Правительства Российской Федерации от 26.05.2007 № 319 «О мерах по созданию открытого акционерного общества «Атомный энергопромышленный комплекс».

ОАО «НИАЭП» – это одна из трех инжиниринговых компаний созданных на базе отраслевых проектных НИИ, которая функционирует в структуре атомной отрасли Российской Федерации.

Сегодня на инжиниринговые компании возложена ответственность за комплектацию, строительство, пусконаладочные работы и сдачу под ключ объектов атомной энергетики.

ОАО «НИАЭП» оказывает инжиниринговые услуги по проектированию и сооружению атомных электростанций (АЭС) и энергоблоков: ведет изыскательскую деятельность, проектирование, управление строительством, осуществляет авторский надзор и участвует в подготовке объектов атомной энергетики к промышленной эксплуатации. Осуществляет функции Генерального подрядчика при строительстве объектов, по поставкам материалов и оборудования для АЭС, пуско-наладочным работам.

С целью повышения конкурентоспособности и сокращения сроков выполнения заказов, в компании используются современные методы проектирования АЭС и энергоблоков на базе информационных технологий. С 2002 года проектирование ведётся на основе разработки трёхмерной модели объекта. Политика руководства института в совершенствовании качества продукции направлена на гарантированный выпуск проектов, полностью отвечающих требованиям Заказчика при соблюдении установленных норм и правил ядерной и радиационной безопасности и других требований.

В компании функционирует система управления качеством, соответствующая требованиям стандарта ИСО 9001:2000, прошедшая сертификацию в международном центре TUV CERT.

Эффективный менеджмент-главное условие эффективной работы компании. Развитие и оптимизация управленческих функций и механизмов является одним из приоритетов компании.

Важнейшим направлением управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе ядерно-экономическом комплексе, так и на уровне ОАО «НИАЭП» его подразделений, в том числе обособленных (Удомельском и Волгодонском филиалах и Московском представительстве), формирование налаженного документооборота.

Развитие и постоянный качественный и количественный рост компании, разветвление и расширение ее структуры, возросший объем документов потребовали повышения эффективности управления документооборотом управленческих документов: минимизации финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени при документировании информации, ее поиске, обработке, хранении и передаче.

Одним из главных этапов новейшей истории развития документооборота в компании (тогда отраслевое НИИ) стало внедрение в 2006 году Системы офисного электронного документооборота (СОЭДО) на платформе TDMS. В ходе реализации этого проекта были разработаны и поддержаны средствами СОЭДО механизмы работы с входящей и исходящей корреспонденции. В систему было включено более 500 автоматизированных рабочих мест. Реализовано движение документов в электронном виде от момента создания или поступления документа до отправки его адресату или помещения в дело.

Наряду с внедрением информационных технологий в область документооборота были разработаны Методическая инструкция «Организация делопроизводства и документооборота» МИ 4.5.11-05 и Руководство по работе с документами корреспонденции в Системе офисного электронного документооборота на платформе TDMS: для секретарей руководства, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и конечных пользователей.

В связи с реструризацией атомного энергопромышленного комплекса Российской федерации, созданием ОАО «Атомный энергопромышленный комплекс» в 2007 году и преобразованием ФГУП «Атомэнергопроект» в Нижегородскую инжиниринговую компанию «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» появилась необходимость создания единого управленческого пространства в условиях проводимой в атомной отрасли реорганизации.

Одной из основных целей реструктуризации, сформулированных в указе президента РФ (Указ № 556 от 27.04.2007), являлась координация деятельности дочерних и зависимых обществ. Для решения этой задачи необходимо было сформировать корпоративную информационно-коммуникационную систему, которая позволит сформировать единое информационное пространство ядерно-энергетического комплекса. Корпоративная ИТ система электронного документооборота должна была позволить реализовать функции оперативного управления при управлении жизненным циклом АЭС (передачу информации и документов, передачу необходимой информации в ходе основной деятельности и передачу информации о результатах работы в аналитические системы). Для формирования такой системы и создания «сквозной» технологии контроля исполнительской дисциплины в условиях территориально-распределенной структуры необходимо было внедрить корпоративную ИТ- систему управления документооборотом на всех предприятиях АЭПК, в том числе и ОАО «НИАЭП».

В состав холдинга входит большое количество предприятий, отличающихся размерами, родом деятельности, степенью автоматизации бизнес процессов, наличием корпоративных информационных систем. Поэтому использование типовой системы электронного документооборота было применить крайне сложно вследствие большого разброса требований, предъявляемых к системе.

Единая методика разработана с использованием лучших практик и опыта, как по организации процессов управления ОРД, так и по внедрению автоматизированных систем, что позволяет обеспечить соответствие международным стандартам управления качеством ISO 9000:2001.

Создание корпоративной системы электронного документооборота должно было позволить сформировать основной контур управления ЯЭК, суммарная стоимость владения которого будет существенно ниже за счет тиражирования программного обеспечения и унификации методики внедрения.

Целью построения корпоративной ИТ - системы управления ОРД в ОАО «НИАЭП» стало обеспечение электронного документооборота и поддержка основных управленческих бизнес-процессов в компании.

Корпоративная ИТ - система управления предназначена для автоматизации делопроизводства, управления организационно-распорядительной документацией и автоматизации контроля исполнительской дисциплины на всех предприятиях ЯЭК, в том числе в головном офисе ОАО «НИАЭП», его структурных и обособленных структурных подразделений, на всех уровнях управления компанией.

ИТ - система управления должна была обеспечить целостность, актуальность, достоверность и сохранность документов на всех этапах жизненного цикла документов, «сквозную» технологию контроля исполнительской дисциплины в условиях иерархической территориально-распределенной структуры, как компании, так и ЯЭК в целом. С ее помощью должна быть повышена прозрачность деятельности управленческих подразделений и оперативность принятия решений.

В качестве функциональной платформы ИТ-системы была выбрана платформа EMC Documentum.

Выбор платформы EMC Documentum был основан на выполнении общих требований, которым должна удовлетворять система, претендующая на системообразующую роль при построении единого информационного пространства в крупной компании:

Требования к архитектуре системы. В этот класс включаются требования по поддержке различных операционных и программных сред, наличию поддержки механизмов распределенной работы, реализации механизмов резервного копирования и т.д.
Требования к возможностям системы реализовать все функциональные элементы, позволяющие решать задачи пользователей, участвующих в различных бизнес-процессах.
Последний класс, требований, это требования, которые условно можно назвать «проектными». В этот класс входит все, что касается возможностей системы к адаптации в существующую ИТ-инфраструктуру компании, ее способности активно следовать изменениям в существующих и готовности к появлению новых стандартов. Кроме этого, в этот класс требований включены вопросы, связанные с инфраструктурой, стоящей за производителем ПО (наличие центров технической поддержки и обучения, количество партнеров в различных регионах и т.д.).

Наиболее полно всем требованиям, предъявляемым к системам управления информацией, по оценкам крупнейших компаний атомной энергетики, соответствует EMC Documentum. Ниже приведен список основных преимуществ платформы EMC Documentum:

Признанный лидер в области управлении информацией и бизнес-процессами (Обзоры Gartner за 2004 – 2006 годы).
Поисковая машина FastSearch (ее ОЕМ версия используется для поиска в EMC Documentum) – лидер рынка (обзор Gartner 2006 и 2007 года).
Лучший среди ECM систем функционал управления бизнес-процессами (BPM). В 2006 году получил награду «Лучший BPM продукт года» от AIIM Research.
Технологическая зрелость всех элементов платформы и предсказуемость их развития.
Богатство вариантов распределенной работы системы и их технологичность, проверенная в крупных распределенных проектах.
Предлагаемая технология и построенные на ее базе решения апробированы в промышленной эксплуатацией в рамках внедрений в крупнейших мировых компаниях для решения задачи автоматизации архивов. Объемы хранения достигают десятков и даже сотен миллионов документов!
Высокая степень внутренней интеграции всех компонент, что позволяет избежать непрогнозируемых затрат при увеличении функциональности системы за счет установки новых модулей.
Предлагаемое на базе EMC Documentum решение максимально использует готовые продукты и минимизирует необходимость написания дополнительного кода, это, с одной стороны гарантирует отсутствие рисков по несовместимости версий используемых в рамках решения программных компонент и модулей, в том числе и от третьих производителей.
Открытость архитектуры. Возможность создания собственных приложений с использованием открытых и распространенных технологий.
Полная поддержка платформой идеологии управления жизненным циклом информации (ILM), что позволяет достичь максимальной эффективности и оптимальной стоимости хранения данных при реализации больших архивных проектов. Возможность использования аппаратных системам хранения всех крупных производителей, в том числе производства IBM.
Многоплафторменность поддерживаются все существующие промышленные операционные системы и платформы: Microsoft Windows Server, SUN Solaris, HP HP-UX, IBM AIX, Linux. Поддерживаются все промышленные СУБД – Oracle, MS SQL, DB2, Sybase.
Наличие готовых модулей интеграции (коннекторов, адаптеров) к различным ИТ-системам, что гарантирует сокращение рисков, связанных с интеграцией системы в существующую ИТ-инфраструктуры (особенно это касается крупных ИТ-систем: SAP R/3, People Soft, Sybel, Oracle EBS, Bea Weblogic IBM Websphere, Галактика, 1C, Navision, Axapta и д.р.). Интеграционное решение по взаимодействию с SAP имеет сертификаты SAP AG.
Широкие возможности по удовлетворению требований к эргономике рабочего места пользователей позволяет предоставить каждому пользователю именно такой интерфейс, который соответствует его роли в процессах работы с документами
Полная интеграция с MS Office и MS Outlook (в том числе версий, вышедших в конце 2006 года)
Лучшая система распределенного асинхронного потокового ввода документов Captiva InputAccel плюс наличие интерфейсов к другим системам потокового ввода бумажных документов (Abbyy FormReader, Kofax Accent Capture).
Система полностью русифицирована, как на уровне пользовательских интерфейсов, так и на уровне сервисов. Пользовательская документация поставляется на русском и английском языках.

В результате внедрения новой ИТ-системы документооборота в ОАО «НИАЭП» мы ожидаем:

Обеспечение целостности, актуальности, достоверности и сохранности документов, снижение риска потери документов за счет создания единого хранилища документов и предоставления возможности автоматизации полного жизненного цикла документов;
Обеспечение участников документооборота эффективными средствами поиска документов и повышения эффективности использования информации (накопленных знаний) за счет уменьшения времени на поиск документов;
Сокращение сроков прохождения документов (создания, согласования, визирования и утверждения), минимизации переписки между подразделениями в бумажном виде;
Увеличение прозрачности деятельности подразделений и, как следствие, повышение качества и ускорение процессов взаимодействия между ними;
Повышение исполнительской дисциплины за счет совершенствования функций контроля исполнения поручений, распоряжений и иных издаваемых документов на всех уровнях управления;
Предотвращение дублирования документов и использования дубликатов, потерявших актуальность (выведенных из действия) документов;
Повышение оперативности доставки отчетности на всех уровнях, обеспечение её сохранности и, как следствие, повышение оперативности принятия решений

Разработка и внедрение ИТ - системы документооборота для ОАО «НИАЭП» началась летом 2008 года с разработки Технического задания (ТЗ) На первой стадии были осуществлены следующие работы:

- обследование объекта автоматизации (головного офиса ОАО «НИАЭП»;

- разработка положения о проекте;

- разработка ТЗ на систему;

- разработка детального плана-графика, содержащего состав, сроки выполнения работ и ресурсное обеспечение.

В следующий этап были включены следующие работы:

-разработка эскизного проекта в соответствии с ТЗ и планом-графиком;

-разработка руководства по организации работ при вводе системы в эксплуатацию включившего в себя правила подготовки и проведения приемо-сдаточных испытаний, организации и проведения консультирования сотрудников компании, формирования группы технической поддержки и работы группы по выявленным замечаниям в ходе опытной и промышленной эксплуатации.

В настоящее время идет этап технорабочего проектирования системы.

	Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота”		Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...
	Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...		Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...
	Договор на выполнение работ по ремонту башенного крана Открытое акционерное общество нижегродская инжиниринговая компания «атомэнергопроект» (оао «ниаэп»), именуемое в дальнейшем		Нижегородская инжиниринговая компания «атомэнергопроект» утверждаю... Предмет договора, срок аренды оборудования и конструкций, порядок оплаты и ответственность сторон 3
	Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо		Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо
	Регламент использования системы электронного документооборота «Диалог» ...		Инструкция по работе с внутренними и исходящими документами в Web... Настоящая инструкция определяет порядок работы с внутренними и исходящими документами в электронном виде в Web интерфейсе системы...
	Методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной... «Мобильный кабинет руководителя» (далее – мкр) разработаны в целях обеспечения практической реализации работы руководителей на мобильном...		О назначении пользователей ппо «суфд» при осуществлении электронного документооборота В целях осуществления электронного документооборота с уфк по Иркутской области, исполнения полномочий по администрированию и подписанию...
	Акционерное общество нижегородская инжиниринговая компания «атомэнергопроект»...		Документация по запросу предложений Запрос предложений на право заключения договора на приобретение и внедрение системы электронного документооборота для нужд ОАО «красноярскэнергосбыт»...
	Инструкция по подписанию электронных документов в системе электронного... Данная Инструкция по подписанию электронных документов в системе электронного документооборота сбиС++ распространяется на документы,...		Требования к условиям проведения закупочной процедуры лицензий emc captiva Оао «согаз» системы потокового сканирования, распознавания и электронной обработки документов (поддержка электронного документооборота...

Опыт внедрения системы корпоративного электронного документооборота в Нижегородской инжиниринговой компании «атомэнергопроект» (оао «ниаэп»)

Похожие: