Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела,
|
Скачать 1.68 Mb.
|
4.5. Порядок рассмотрения поступающей документации 4.5.1. После регистрации поступившие документы передаются на рассмотрение Главе поселения, заместителю Главы администрации поселения. При этом резолюция заместителя Главы администрации поселения не должна противоречить резолюции Главы поселения. Доставка поступивших документов Главе поселения, заместителем Главы администрации поселения осуществляется специалистами поселения в день регистрации в 10.00 и 16.00, срочных документов – незамедлительно. 4.5.2. Срок рассмотрения документа (с учетом оформления резолюции) не должен превышать трех рабочих дней. 4.5.3. После рассмотрения документов Главой поселения, заместителем Главы администрации поселения, специалист поселения переносит содержание резолюции в РК. 4.5.4. Передача документов на исполнение осуществляется специалистом Администрации поселения. Документ на бумажном носителе отправляется по почте или передается исполнителю под расписку в реестре передачи документов (приложение № 23). Информация о передаче РК исполнителям фиксируется в журнале. 4.5.5. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым), остальным исполнителям передаются копии. Изготовление необходимого количества копий документа обеспечивает специалист поселения. 4.6. Регистрация отправляемой документации 4.6.1. Документы, подписанные Главой поселения, заместителем Главы администрации поселения, передаются на регистрацию специалисту поселения. 4.6.2. Специалист поселения осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку. 4.6.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день. 4.6.4. Дата и регистрационный номер документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на проекте документа. 4.6.5. Регистрационный номер отправляемого документа (за исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового номера отправления в пределах календарного года. 4.7. Отправка документов 4.7.1. Отправка документов осуществляется специалистом Администрации поселения. 4.7.2. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются специалисту поселения с указанием номера телефона-факса адресата. 4.7.3. Документы, переданные на отправку до 17.00, отправляются адресатам в этот же день. Документы, поступившие после 17.00, отправляются на следующий рабочий день. 4.7.4. Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты, направляются в почтовое отделение. 4.7.5. Обработка корреспонденции, предназначенной для отправки почтовой связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222. 4.7.6. Отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется заказным почтовым отправлением. 4.8. Регистрация и прохождение внутренней документации 4.8.1. Объяснительные записки, оформляемые рукописным способом, регистрации не подлежат. 4.9. Порядок работы с иностранной корреспонденцией 4.9.1. Работа с иностранной корреспонденцией включает прием и первичную обработку поступившей иностранной корреспонденции, регистрацию, прохождение, отправку документов, направляемых зарубежным корреспондентам. 4.9.2. После первичной обработки, осуществленной специалистом Администрации поселения в соответствии с подразделом 4.2 Инструкции по делопроизводству. 4.9.3. Документы на иностранных языках принимаются специалистом поселения на отправку только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим отправляемый документ. 4.10. Учет и анализ объема документооборота 4.10.1. Объем документооборота – количество документов, поступивших в Администрацию поселения и созданных ею за определенный период времени (месяц, календарный год). 4.10.2. Учет объема документооборота ведется в целях сокращения избыточного документооборота и оптимизации численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объема документооборота проводится в целях рационального распределения документопотоков. 4.10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). 5. Работа исполнителей с документами 5.1. Работа исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций Главы поселения и (или) заместителя Главы администрации поселения. 5.2. Результатом исполнения документа является проект документа, согласованный с заинтересованными органами (организациями). 5.3. Исполнитель в процессе исполнения документа осуществляет: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству; доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта по существу документа проводится его повторное согласование); подготовку указателя рассылки (при необходимости); 5.6. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается указанный в резолюции первым. Остальные исполнители, подготовив необходимую информацию в пределах полномочий, заблаговременно представляют ее ответственному исполнителю с учетом указанных в резолюции сроков. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа. Не допускается представление проектов документов руководителю, давшему указание по исполнению документа, минуя ответственного исполнителя. При необходимости ответственный исполнитель имеет право созывать исполнителей документа для выработки совместных решений. 5.7. При невозможности выполнения указаний по исполнению документа в установленный срок (отсутствуют реальные условия выполнения) исполнитель заблаговременно в письменной форме информирует об этом руководителя, давшего указание, с просьбой о продлении срока исполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимает руководитель, давший указание по исполнению документа. Исполнитель информирует специалиста поселения об изменении срока исполнения документа. 5.8. В ходе исполнения документа исполнителем вносятся необходимые отметки в РК документа. 5.9. Контроль и регулирование хода исполнения документов осуществляет специалист поселения. Исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документов, допускается дополнительно информировать исполнителей по телефону. 5.10. После исполнения документа информация об исполнении заносится исполнителем в РК документа в поле "Отчет исполнителя". 5.11. Документ считается исполненным после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения их исполнения по существу. 5.12. Снятие исполненного в Администрации поселения с контроля осуществляется специалистом поселения. 6. Техническое обеспечение подготовки документов 6.1. В Администрации поселения оформление правовых актов, писем Главы поселения и Администрации поселения на соответствующих бланках осуществляется с использованием компьютерной техники специалистом поселения. 6.2. Проекты документов, подлежащие оформлению на соответствующие бланки, передаются исполнителями специалисту поселения на бумажном и электронном носителях. Не принимаются проекты, оформленные на двух сторонах листа, небрежно и неразборчиво написанные "от руки", с карандашными правками. 6.3. Копии правовых актов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной и компьютерной техники. На копиях правовых актов личная подпись должностного лица, подписавшего правовой акт, не воспроизводится, при этом расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с отступом от нее трех печатных знаков. Копии правовых актов заверяются оттиском печати Администрации Высокоярского сельского поселения "Для документов". При изготовлении копий многостраничных документов используется оборотная сторона листа с учетом смещения поля подшивки документа. Количество копий правовых актов определяется указателем рассылки. Выдача копий правовых актов органам (организациям), не включенным в указатель рассылки, осуществляется по их запросам. При необходимости из правового акта может оформляться выписка, которая полностью воспроизводит реквизиты бланка документа, но вместо вида документа указывается: "Выписка из… ". 6.4. При необходимости специалист поселения по запросам органов (организаций) выдает заверенные соответствующим образом копии правовых актов, выписок из правовых актов. Листы многостраничной копии документа скрепляются (прошиваются нитками на 3 прокола), нумеруются в правом верхнем углу карандашом. На месте скрепления с оборотной стороны последнего листа копии оформляется заверительная надпись "Всего прошито, пронумеровано, скреплено печатью ________ л." (указывается количество листов цифрами, в скобках - прописью), подписывается Главой поселения (другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется печатью Администрации Высокоярского сельского поселения "Для документов". 6.5. Запросы органов (организаций) о предоставлении указанных копий (выписок) исполняются специалистом поселения в течение 30 календарных дней с даты их поступления в Администрацию поселения. 7. Документальный фонд Администрации поселения 7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел Администрации поселения, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации поселения несет главный специалист Администрации Высокоярского сельского поселения. 7.1.3. В Администрации поселения составляются номенклатуры дел Администрации поселения (приложение № 26). 7.1.5. Номенклатура дел Администрации поселения составляется специалистом поселения, ответственным за ведение архива Администрации поселения. 7.1.6. Номенклатура дел Администрации поселения подписывается главным специалистом и после согласования с экспертной комиссией Администрации района (далее ЭК) утверждается Главой поселения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года. 7.1.7. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации поселения согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией органа управления архивным делом области (далее ЭПМК). В случае изменения структуры и функций Администрации поселения специалист поселения разрабатывает новую номенклатуру дел Администрации поселения и представляет ее на согласование ЭПМК. 7.1.8. Номенклатура дел Администрации поселения готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в Администрацию поселения, второй - используется в Администрации поселения как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Администрации поселения, четвертый – в муниципальном архиве, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации поселения документы Архивного фонда Российской Федерации. 7.1.9. В номенклатуре дел Администрации поселения предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности Администрации поселения. 7.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации поселения порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где: 12 – код структурного подразделения; 05 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документа (протоколы и др.); название органа власти, организации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела; указание на копийность документа. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из документов одного вида, в заголовке дела указывается вид документов, например: Распоряжения Администрации Высокоярского сельского поселения по личному составу за 2007 год, №№ 1-рл – 107-рл В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка дела в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, обзоры, сводки, справки и др.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки) Документы о проведении обучающих семинаров по делопроизводству для работников Администрации поселения (планы, списки, доклады, информации) Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии Администрации поселения и документы к ним В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее название, например: Переписка с органами местного самоуправления Высокоярского сельского поселения о разработке и выполнении целевых программ В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о награждении работников Администрации Высокоярского сельского поселения, присвоении почетных званий В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с ГУ "Новгородский информационно-аналитический центр" по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований Бакчарского муниципального района по вопросам ценообразования в Бакчарском муниципальном районе если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела, например: Переписка с УФНС России по Новгородской области об освобождении от уплаты налогов Переписка с ВНИИДАД (Москва) о разъяснении законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта за 2011 год Годовые планы финансовых мероприятий на 2012 год Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, при необходимости составляются заголовки дел каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Графа заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее типовой перечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованию с ЭПМК. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, орган местного самоуправления поселения для продолжения и др. 7.1.12. Если в течение года в Администрации поселения возникают новые документируемые участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 7.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Администрации поселения, передаются в соответствующий муниципальный архив. |
Похожие:
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской... |
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... |
|
Печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Сийской Федерации, законами Республики Марий Эл и иными нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, нормативными правовыми... |
|
Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела... Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами органов государственной власти... |
|
Открытое акционерное общество «рэп» г. Новочебоксарска Чувашской Республики Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется... |
|
Законодательными и нормативными актами по вопросам выполняемой работы Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных... |
|
Финансирование мероприятий по созданию здоровых и безопасных условий... Правительством Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также расследования... |
|
Законодательное регулирование РФ, Федеральным законом от 05. 04. 2013 г. №44-фз "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... |
|
Инструкция определяет порядок обращения с отходами 1 класса опасности... Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации |
|
Конкурсная документация Федеральным законом от 26. 07. 2006 №135-фз «О защите конкуренции», Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Ноу спо «кемеровский кооперативный техникум» Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными... |
|
Основные положения учетной политики ткб банк пао Российской Федерации и иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и устанавливает систему... |
|
Законодательство о бухгалтерском учете Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса рф, а также иными нормативными актами,... |