Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
|
Скачать 1.21 Mb.
|
| глава муниципального образования; заместители главы муниципального образования по курируемым вопросам; руководители органов администрации; специалист по контролю управления делами. 10.3.2. Руководители органов администрации являются ответственными за организацию работы по фактическому исполнению постановлений, распоряжений главы муниципального образования и администрации муниципального образования, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их исполнение. 10.3.3. Организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы муниципального образования и администрации муниципального образования возлагаются на специалиста по контролю, который оформляет контрольные дела на них. 10.3.4. Специалист по контролю осуществляет: учет контролируемых документов, ход их исполнения; регулярное напоминание исполнителям об истечении сроков исполнения служебных документов; подготовку статистических справок главе муниципального образования и заместителям главы муниципального образования о соблюдении сроков исполнения правовых актов, своевременном представлении информации о ходе их исполнения; анализ результатов исполнения распорядительных документов и исполнительской дисциплины. 10.3.5. Специалист по контролю имеет право вносить предложения по рассмотрению хода исполнения правовых актов на планерных совещаниях, на «часе контроля» при главе муниципального образования. 10.3.6. Решение о постановке правового акта главы муниципального образования, администрации муниципального образования на контроль принимает начальник управления делами. В управлении делами на правовом акте, подлежащем контролю, делается отметка "Контроль", определяется порядок работы с ним, сроки исполнения, основной исполнитель. Сведения о документе вносятся в электронную систему. 10.3.7. Копия правового акта главы муниципального образования, администрации муниципального образования передается специалисту по контролю, который регистрирует его в компьютерной программе. 10.3.8. На каждое контролируемое постановление, распоряжение главы муниципального образования, администрации муниципального образования специалистом по контролю оформляется контрольное дело, то есть заполняется контрольный лист, в который вкладывается копия правового акта. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, характеризующие ход исполнения правового акта (материалы совещаний, «часов контроля», справки, информации, газетные публикации и так далее). Образец заполнения контрольного листа приведен в приложении № 17 к настоящей Инструкции. 10.3.9. Правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края, во исполнение которых принимаются постановления (распоряжения) главы муниципального образования и администрации муниципального образования, контролируются одновременно. То есть, в контрольное дело, оформленное на постановление (распоряжение) главы муниципального образования, администрации муниципального образования, вкладывается и копия правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края. 10.3.10. Специалист по контролю сообщает исполнителям о постановке правового акта на контроль, направляя им уведомления за подписью начальника управления делами. Уведомления содержат наименование правового акта, дату принятия, номер, сроки представления информации о ходе его исполнения. Одновременно в контрольном листе делается отметка о рассылке уведомлений (кому направлено, дата). 10.3.11. В каждом органе администрации руководитель определяет (назначает) лицо, ответственное за организацию делопроизводственного контроля, которое контролирует сроки представления специалистом по контролю информации о ходе исполнения правового акта. 10.3.12. Органы администрации, на которые возложен контроль за исполнением правового акта, готовят информацию на имя должностного лица, на которого возложен контроль и представляют их специалисту по контролю. Первичная информация о ходе выполнения правового акта представляется специалисту по контролю, как правило, спустя месяц после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений. 10.3.13. Специалист по контролю, к указанным в контрольном деле срокам, должен собрать от всех исполнителей необходимые сведения о фактическом состоянии исполнения поручений, содержащихся в контролируемых постановлениях, распоряжениях главы муниципального образования, администрации муниципального образования. Проанализировав их и сделав соответствующую запись в контрольном деле, специалист по контролю представляет его на рассмотрение заместителю главы муниципального образования, на которого возложен контроль. 10.3.14. В случае необходимости специалист по контролю готовит сведения о неисполненных документах и вносит предложение о заслушивании отчета исполнителей о неудовлетворительно исполняемых правовых актах на планерных совещаниях, на «часе контроля» при главе муниципального образования. 10.3.15. Изучив ход исполнения правового акта, глава муниципального образования может принять обобщенную информацию к сведению, дать новые поручения, продлив срок исполнения правового акта, или дать согласие на снятие его с контроля как выполненного. 10.3.16. Снятие правовых актов главы муниципального образования, администрации муниципального образования с контроля производится после их выполнения и оформляется постановлением администрации муниципального образования один раз в квартал. 10.3.17. Состояние работы по организации контроля исполнения правовых актов, соблюдению исполнительской дисциплины должно периодически (не реже одного раза в месяц) рассматриваться на планерных совещаниях при главе муниципального образования. 10.3.18. Специалист по контролю еженедельно докладывает заместителю главы муниципального образования, курирующему правовые и общие вопросы, о состоянии делопроизводственного контроля за исполнением постановлений, распоряжений главы муниципального образования, администрации муниципального образования. 10.3.19. По итогам каждого квартала специалист по контролю представляет статистические данные об организации контроля за исполнением правовых актов по форме, приведенной в приложении № 18 к настоящей Инструкции. 10.4. Организация контроля исполнения служебной корреспонденции 10.4.1. Контролю подлежит служебная корреспонденция, поступившая в адрес главы муниципального образования, заместителей главы муниципального образования и зарегистрированная в управлении делами. 10.4.2. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования и его заместителей, осуществляется в отделе писем и приема граждан администрации. 10.4.3. Продолжительность контроля, срок, форма, содержание, исполнитель определяются резолюцией начальника, исходя из сроков, содержащихся в служебном письме или установленных законодательством. Общий срок исполнения документов не должен превышать тридцати дней со дня регистрации документа в управлении делами. Отдельные виды документов подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; согласно резолюции начальника ("срочно" – в 3-дневный срок, "оперативно" – в 10-дневный срок); по парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края – безотлагательно (то есть в течение 3 дней), а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее, чем через 30 календарных дней со дня регистрации письма в управлении делами; по поручениям Правительства Российской Федерации – в 10-дневный срок; по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней. Если последний день срока исполнения служебного письма приходится на нерабочий или праздничный день, то письмо подлежит исполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему. 10.4.4. При необходимости изменения срока исполнения служебного письма ответственный исполнитель представляет на имя главы муниципального образования или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее, чем за три дня до истечения этого срока. Продление срока исполнения служебных писем, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в десятидневный срок от даты написания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. В случаях, когда требуется периодическое исполнение документа, он остается на контроле, и в управление делами представляются сведения, подтверждающие его исполнение, пока не поступит документ, отменяющий это требование. При подготовке промежуточных ответов к представляемым сведениям прикладывается ксерокопия исполняемого документа, при окончательном снятии с контроля подшивается оригинал. Во всех случаях измененный срок исполнения служебного письма вносится в электронную регистрационную карточку управлением делами. 10.4.5. Снятие служебной корреспонденции с контроля осуществляется управлением делами после её исполнения. При этом в электронной регистрационной карточке делается отметка об исполнении. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения резолюции руководителя, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. 10.4.6. Исполненные служебные письма подшиваются в номенклатурное дело "Переписка". 10.4.7. Управление делами еженедельно с помощью электронной программы анализирует соблюдение сроков исполнения служебной корреспонденции исполнителями и представляет информацию заместителю главы муниципального образования, курирующему правовые и общие вопросы. 10.5. Подготовка и проведение «часа контроля» в администрации 10.5.1. «Час контроля» - одна из самых эффективных форм осуществления контроля за исполнением правовых актов. Час контроля проводится для обеспечения своевременного и полного решения вопросов, содержащихся в постановлениях, распоряжениях главы и администрации муниципального образования, принятия своевременных мер по устранению недостатков, выявившихся в ходе реализации правовых актов. 10.5.2. «Час контроля» проводится при главе муниципального образования или курирующем заместителе главы муниципального образования. 10.5.3. Проведению «часа контроля», как правило, предшествует проверка хода фактического исполнения правовых актов. 10.5.4. График проведения «часа контроля» разрабатывается управлением делами. Проведение «часа контроля» включается в ежемесячный план работы администрации. Дата проведения, время и место уточняются при подготовке и утверждении еженедельных планов работы администрации. 10.5.5. Методическое и организационное руководство подготовкой «часа контроля» в администрации возлагаются на управление делами. Руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта, выносимого на «час контроля», назначается должностное лицо органа администрации, ответственное за подготовку «часа контроля». 10.5.6. Согласно плану подготовки «часа контроля» назначаются специалисты, ответственные за: запрос информации, обобщение и подготовку справочного материала; составление списка лиц, приглашенных на «час контроля»; определение докладчиков и выступающих; передачу телефонограмм или рассылку уведомлений об участии в «часе контроля»; регистрацию участников заседания; ведение протокола в ходе проведения «часа контроля»; разработку и доработку итогового документа и доведение его до сведения исполнителей; работу по дальнейшему исполнению правового акта и заключительных документов «часа контроля». 10.5.7. В отдельных случаях для проверки фактического исполнения правовых актов главы муниципального образования, администрации муниципального образования распоряжением администрации муниципального образования создается комиссия (рабочая группа). Комиссия может состоять из работников нескольких органов администрации, представителей краевых служб, общественных организаций и других организаций согласно поручению, данному главой муниципального образования или его заместителем, проводящим «час контроля». В состав комиссии (рабочей группы) должен включаться специалист по контролю. 10.5.8. По итогам работы комиссии (рабочей группы) специалистами, входящими в ее состав, готовятся справки, акты, информации о фактическом выполнении правового акта. Специалисты органа администрации, ответственного за подготовку «часа контроля», или созданная комиссия (рабочая группа) анализируют состояние хода выполнения правового акта, выясняют причины невыполнения его или ненадлежащего выполнения. Выводы, предложения об улучшении положения дел и устранении выявленных недостатков представляются главе муниципального образования или заместителю главы муниципального образования, который будет проводить «час контроля». 10.5.9. Пакет документов по проведению «часа контроля» представляется руководителю, проводящему «час контроля» для ознакомления за 2-3 дня до его проведения. 10.5.10. В пакете документов должны содержаться следующие материалы: порядок проведения «часа контроля»; копия правового акта, ход исполнения которого вынесен на рассмотрение на «час контроля»; справки по итогам проверок хода исполнения правового акта; информационно-аналитические материалы (акты, отчеты, доклады, служебные записки); проект нового постановления (распоряжения) главы муниципального образования, администрации муниципального образования или предложения (конкретный план мероприятий) по преодолению негативной ситуации, сложившейся в ходе исполнения обсуждаемого правового акта. 10.5.11. Итогом проведения «часа контроля» может быть подготовка проекта постановления (распоряжения) главы муниципального образования, администрации муниципального образования, служебной записки или письма-указания с перечнем мер, способствующих фактическому выполнению рассматриваемого правового акта в полном объеме и в установленные сроки. 10.5.12. Порядок, срок и ответственные за выполнение поручений, данных на «часе контроля», определяются лицом, проводившим его. Готовый протокол после проведения «часа контроля» представляется на подпись должностному лицу, проводившему его. 10.5.13. По итогам «часа контроля» все материалы в одном экземпляре передаются специалисту по контролю. Специалист по контролю комплектует контрольное дело материалами «часа контроля», осуществляет дальнейший контроль за исполнением правового акта и поручений, данных на «часе контроля», а также оформляет материалы для архивного хранения. 10.5.14. Специалист по контролю на основании протокола проведения «часа контроля» вводит в компьютерную программу поручения руководителя, данные в ходе проведения «часа контроля», и сроки их выполнения, согласно установленным срокам запрашивает информацию у исполнителей и периодически информирует о результатах проведенной работы. В случае, когда поручения продолжают не выполняться, специалист по контролю вносит предложение о повторном рассмотрении вопроса на «часе контроля». 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет и систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации и их передачу в архивный отдел администрации в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и их формирование. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о... |
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении... |
|
Стандарты и процедуры, направленные на обеспечение добросовестной... «Центр развития ребенка – детский сад №1 «Аист» муниципального образования город-курорт Геленджик |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа... |
|
Администрации города Сочи Сочи «Обеспечение участия муниципального образования город-курорт Сочи в подготовке и проведении Кубка конфедераций в 2017 году и... |
|
Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального... Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального... |
|
Должностная инструкция ведущего специалиста отдела архитектуры и... Ведущий специалист отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является... |
|
Муниципального образования В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками администрации... |
|
К распоряжению Администрации Отдел учета, отчетности и заработной платы (далее отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования... |