Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.

Скачать 1.21 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
страница	8/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел администрации – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. Сводная номенклатура дел администрации на предстоящий год разрабатывается управлением делами администрации на основании номенклатур дел органов администрации, не являющихся юридическими лицами, согласовывается с экспертной комиссией администрации, начальником архивного отдела администрации и утверждается заместителем главы муниципального образования, курирующим правовые и общие вопросы. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении № 19 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел органа администрации, не являющегося юридическим лицом, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается начальником органа администрации и представляется в управление делами.

Номенклатура дел органа администрации, являющегося юридическим лицом, составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником органа администрации, согласовывается с начальником архивного отдела администрации и экспертной комиссией.

Вновь созданный орган администрации обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел органа.

11.1.3. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается заместителем главы муниципального образования, курирующим правовые и общие вопросы, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел органы администрации получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.4. Сводная номенклатура дел администрации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел администрации.

11.1.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации, ее органов, номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

11.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются названия ее органов. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, в том числе заголовки дел с грифом «Для служебного пользования».

Если в течение года возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел остаются резервные номера.

Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.7. В графе первой номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения органа администрации, утвержденного распоряжением главы муниципального образования, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются парой арабских цифр: например: 15-01, где первая цифра – номер органа администрации, вторая - порядковый номер заголовка дела.

11.1.8. В графу вторую номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен быть кратким, четким, полностью отражать содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел в разделах номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа «Разное».

11.1.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов администрации; для переходящих дел индекс сохраняется.

11.1.10. Графа третья номенклатуры (количество дел) заполняется по окончании календарного года.

11.1.11. В графе четвертой указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

11.1.12. В пятой графе указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование, хранение, передачу дел в другие органы администрации и другое.

11.1.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.
11.2. Формирование дел
11.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.2. Дела формируются децентрализованно, то есть в органах администрации. При формировании дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного
сроков хранения;

- в дело помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

- группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих документов и личных дел;

- проверять правильность оформления документов, то есть наличие подписей, дат, номеров, отметок об исполнении, приложений и т.п.;

- изымать лишние экземпляры и черновики документов, а также
удалять скрепки и булавки;

- соблюдать хронологическую последовательность расположения
документов внутри дела;

- включать по одному экземпляру каждого документа.

В каждое дело (том) подшивается не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же номером.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

11.2.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами главы муниципального образования, администрации муниципального образования, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка.

11.2.4. Правовые акты главы муниципального образования, администрации муниципального образования группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

При большом количестве документов распоряжения, приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

11.2.5. Поручения федеральных и краевых органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации.

11.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и документы по их рассмотрению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

11.2.7. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-запрос помещается за документом-ответом.
11.3. Оформление дел
11.3.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает следующее: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать.

11.3.2. Обложка дела оформляется по установленной форме, образец которой приведен в приложении № 20.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название - администрация муниципального образования город-курорт Геленджик, наименование органа администрации, индекс дела, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения и по личному составу нумеруются.

11.3.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела. Не допускается неконкретная формулировка. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности:

название вида документа (переписка, журнал и т.д.) или их разновидностей (протоколы, распоряжения и т.д.);

название организации (администрация или орган администрации);

автор документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела – дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляется арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При этом учитываются даты поступающих и отправляемых документов (в случае их отсутствия-даты регистрации документов).

11.3.4. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.

11.3.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение № 21). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

11.3.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Перечне типовых документов, о.

На делах постоянно срока хранения пишется: «Хранить постоянно».

11.3.7. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу (особо ценных, личные дела и др.) составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 22).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи.

11.3.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.4. Экспертиза ценности документов
11.4.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

11.4.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

11.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов правовым актом создается экспертная комиссия администрации, утверждается положение о данной комиссии.

В органах администрации, являющихся юридическими лицами, экспертная комиссия создается и положение об экспертной комиссии утверждается приказом начальника органа администрации.

11.4.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел администрации.

11.4.5. Экспертиза ценности документов проводится работниками органов администрации, ответственными за ведение архива, совместно с экспертными комиссиями и под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации.

11.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению;

выделение к уничтожению документов и дел временного срока хранения и с пометкой «До минования надобности», сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, документы, подлежащие возврату, документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопиях ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

11.4.7. По результатам экспертизы ценности документов сотрудниками, ответственными за ведение архива в органах администрации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 23).

Документы, не подлежащие передаче в архивный отдел администрации, и с истекшими сроками хранения, сдаются на уничтожение по акту, который утверждается заместителем главы муниципального образования, курирующим правовые и общие вопросы, и хранится постоянно (приложение № 24).

1 2 3 4 5 6 7 8 9

	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...		Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении...		Стандарты и процедуры, направленные на обеспечение добросовестной... «Центр развития ребенка – детский сад №1 «Аист» муниципального образования город-курорт Геленджик
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа...		Администрации города Сочи Сочи «Обеспечение участия муниципального образования город-курорт Сочи в подготовке и проведении Кубка конфедераций в 2017 году и...
	Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального... Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального...		Должностная инструкция ведущего специалиста отдела архитектуры и... Ведущий специалист отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является...
	Муниципального образования В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками администрации...		К распоряжению Администрации Отдел учета, отчетности и заработной платы (далее отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования...

Похожие: