Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.
|
Скачать 0.91 Mb.
|
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ. При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами. Примечание: см. также п. 3.7.6 настоящей Инструкции. При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а). 2.2.14. Утверждение документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации. Например:
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например:
2.2.15.В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция оформляется между реквизитами «Адресат» и «Текст документа». При оформлении на бланке резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение № 5). При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова «созыв», «свод» или «отв.»). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции. 2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»). Например: «О подготовке проекта муниципального контракта»; «Об отмене…». Заголовок составляет исполнитель документа. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках. Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт. 2.2.17. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и датой исполнения поручения. 2.2.18. Текст документа (реквизит 20), в зависимости от количества затронутых в нем вопросов, может быть простым (содержать один вопрос) и сложным (касаться нескольких вопросов). По одному вопросу рекомендуется готовить справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки). В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.). Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок. Например: В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»… Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: «Приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения». Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам: в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»); в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»); в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»); в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»); содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа; в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»); от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»); от третьего лица единственного числа («правительство области считает возможным», «правительство области не возражает»). Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. При оформлении текста документа на двух и более страницах 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 1,5-2 интервалами. Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля. 2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5-2 интервалами. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3л. в 2 экз. 2. Проект положения … на 9л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008 № 02-08/185и и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием. Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки. Например:
Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают. Например:
2.2.20.Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например: Заместитель главы администрации Семилукского муниципального района личная подпись И.О. Фамилия При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (приложения №6, 7). Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: Например: И.о. руководителя отдела по финансам администрации Семилукского муниципального района И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности руководителя отдела по финансам администрации Семилукского муниципального района И.О. Фамилия Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия Возможно расположение фамилий подписей в алфавитном порядке. Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. 2.2.21. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23). Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»(печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Финансовый директор ООО «Ритм» Личная подпись И.О. Фамилия 20.01.2014 Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства образования и науки Российской Федерации «О реализации приоритетного национального проекта «Образование» в 2013 году» от 20.02.2013№ 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания аттестационной комиссии администрации Семилукского муниципального района от 13марта2013г. № 2 Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля. Например:
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается». Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается. 2.2.22. Визы согласования документа (реквизит 24)-внутреннее согласование. Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения структурному подразделению, должны быть завизированы руководителем этого подразделения. Согласование проекта документа оформляют визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Руководитель отдела по финансам администрации Семилукского муниципального района личная подпись И.О. Фамилия 06.02.2014 Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом. Например: С проектом не согласен, замечания прилагаются. Руководитель отдела по финансам администрации Семилукского муниципального района личная подпись И.О. Фамилия 06.02.2014 или С п. 7 проекта не согласен. Руководитель отдела по финансам администрации Семилукского муниципального района личная подпись И.О. Фамилия 06.02.2014 Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ. На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углу второго экземпляра документа (остается в организации на правах подлинника)и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит «Отметка об исполнителе» (приложения№ 7, 8). 2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2.5 Инструкции). 2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа. Ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись или штамп «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например: Копия верна Руководитель аппарата личная подпись Т.С. Левченко Дата На указанную заверительную надпись в администрации района ставится печать «Управление делами», в структурных подразделениях - печать структурного подразделения – «Для документов». 2.2.25. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа проставляют отметку об исполнителе документа(реквизит 27). Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона. Например: А.М. Максимова или Максимова 2-46-512-46-51 На документе, подготовленном несколькими исполнителями, указываются фамилия ответственного исполнителя и номер его телефона. Примечание: Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения администрации района. Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля. 2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такового документа)краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Направлен ответ 30.05.2013 № 17-01-5/И-103 «В дело» №17-5/И Личная подпись Дата 2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29)содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и штрих-код. 2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
 |
Схема территориального планирования семилукского муниципального района... Состав изменений схемы территориального планирования семилукского муниципального района |
|
Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... |
|
Муниципального района воронежской области постановление О внесении изменений в постановление администрации Семилукского муниципального района от 30. 09. 2010г. №1365 «Об утверждении административного... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями... |
|
Согласовано утверждаю Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной... |
|
Инструкция подготовлена в соответствии с рекомендациями гост р 30-2003... Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в бюджетном... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по работе с обращениями граждан в отделе по образованию... Льного района Воронежской области (далее Инструкция) определяет единый порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения предложений,... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения В соответствии с Регламентом Администрации Обливского района, утвержденным распоряжением Администрации Обливского района от 26. 07.... |
|
Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Об утверждении региональной программы "развитие здравоохранения воронежской... В соответствии с Уставом Воронежской области, Законом Воронежской области от 30. 09. 2008 n 77-оз "О правительстве Воронежской области"... |
|
Информационное сообщение Комиссия по подготовке и проведению публичных... Постановлением администрации Солонецкого сельского поселения Воробьевского муниципального района Воронежской области от 21 марта... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Новоусманского муниципального района воронежской области решени е Оз «О регулировании градостроительной деятельности в Воронежской области», учитывая заключение Губернатора Воронежской области,сводное... |