Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.

Скачать 0.91 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.
страница	5/8
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Глава администрации района при рассмотрении входящих документов:

- определяет исполнителя и дает указание в резолюции по исполнению документов;

- подписывает подготовленные письма или, при наличии замечаний, возвращает проект письма исполнителю для доработки;

- оформляет отметку о списании документа в дело.

4.3.2. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов, глава администрации муниципального района выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

4.3.3. Руководители структурных подразделений администрации муниципального района организуют работу с поступившими на исполнение документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

Специалисты отдела организационно-контрольной и кадровой работы вносят резолюцию должностного лица администрации района в электронную регистрационную карточку и направляют ее на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в администрации района. Соисполнителям документы направляются только в электронном виде.

4.3.4. Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования.

Срок согласования документа в структурных подразделениях администрации района не должен превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

4.4. Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Общий контроль исполнения документов осуществляют глава администрации района, заместители главы администрации района, руководитель аппарата, руководители структурных подразделений администрации района

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие исполненного документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей администрации муниципального района о состоянии исполнения документов.

Контроль сроков исполнения документов (до полного исполнения поручения и снятия его с контроля) осуществляют ответственные специалисты отдела организационно-контрольной и кадровой работы и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации района.

4.4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

В администрации района контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ.

Контрольный запрос формируется, регистрируется и направляется исполнителям поручений в системе АС ДОУ.

4.4.3. Работа исполнителей с документами.

Исполнителями срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные не позднее следующего дня.

Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

Исполнение документа предусматривает:

- сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

-подготовку проекта документа, его оформление, согласование и представление на подписание (утверждение) руководителями администрации муниципального района или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения контрольных документов осуществляется ответственным работником сектора организационной работы и делопроизводства администрации муниципального района.

4.4.4. Сроки исполнения документов определяются главой администрации муниципального района или его заместителями и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок;

- имеющие пометку «весьма срочно» - в суточный срок;

- имеющие пометку «срочно» - в 3-х дневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» - в 10 – дневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца с даты регистрации документа в секторе организационной работы и делопроизводства;

- запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы – в 30 – дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры Семилукского района – в 10 - дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры Семилукского района – в срок не более месяца со дня получения.

Днём получения считается дата регистрации документа в секторе организационной работы и делопроизводства.

По нормативным актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, Правительства РФ, Воронежской областной Думы, Правительства Воронежской области, в которых определены сроки представления информации, исполнители готовят информацию в их адрес не позднее, чем за 5 дней до установленного срока и передают её на подпись главе администрации муниципального района.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.5. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.6. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и, списания его в дело.

Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, «проведено совещание», «принято распоряжение администрации муниципального района от … № …» и т.п.), подпись исполнителя, дата, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем, поставившим документ на контроль.

Исполнитель после окончания работы над документом формирует и заполняет электронную карточку исполнения поручения (резолюции), контролирующее лицо утверждает исполнение данного поручения в АС ДОУ.

Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления администрации Семилукского муниципального района.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.7. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушения установленных сроков их исполнения к муниципальным служащим, сотрудникам аппарата администрации муниципального района, её структурных подразделений в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.5.1. Исходящими документами администрации района являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных главой администрации муниципального района, его заместителями, руководителем аппарата, осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы в специальном журнале.

Исходящие письма, и документы подписанные руководителями структурных подразделений администрации района, регистрируются в структурных подразделениях администрации района.

4.5.3. Исходящие документы на бумажных носителях представляются на регистрацию в отделе организационно-контрольной и кадровой работы с приложениями в двух экземплярах.

4.5.4. Структурные подразделения администрации муниципального района осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов самостоятельно.

Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации муниципального района, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения администрации муниципального района.

4.5.5. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы администрации района, служебные письма за подписью главы администрации муниципального района и его заместителей.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

4.5.6. Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа.

При заполнении электронной карточки исполнитель формирует связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в исходящем документе. Если в качестве адресата выступает участник системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее - МЭДО), то в карточке после его выбора из справочника адресатов АС ДОУ должна появиться пометка «МЭДО».

Исполнители исходящего документа создают и заполняют электронную карточку исходящего документа, направляют ее в АС ДОУ на регистрацию.

При заполнении электронной карточки исходящего документа исполнителю необходимо указывать:

- в поле «Заголовок» -название, которое отражает содержание документа,
Например:

«Предоставление информации об утверждении правил землепользования» или «Об обеспечении жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов»;

- в поле «Исполнители» - фамилию ответственного исполнителя документа или фамилию руководителя структурного подразделения и ответственного исполнителя.

Регистратор проверяет правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в базе данных «Исходящие документы» АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на первом и втором экземпляре документа, сканируют первый экземпляр исходящего документа в электронную регистрационную карточку.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется посредством базы данных «Внутренние документы» АС ДОУ. При этом электронная карточка внутреннего документа, сформированная исполнителем, должна быть направлена на подпись и подписана руководителем с помощью электронной подписи. После регистрации в карточке должны быть указаны все адресаты по документу.

Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями в базе данных «Внутренние документы» АС ДОУ.

Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При её заполнении исполнитель указывает связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляет электронный образ подготовленного документа. Затем карточка направляется на подпись руководителю.

Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии электронной подписи.

4.7. Организация информационно-поисковой системы по документам

В администрации района справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ.

Формирование базы электронных документов в администрации района проводится структурными подразделениями, регистрирующими документы в базах данных «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Обращения граждан», «ОРД», «НПА», «Протоколы» АС ДОУ.

Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам администрации района, обращениям граждан определены Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления администрации района.

Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями в АС ДОУ по признаку (полю), а также по ключевым словам.

4.8. Учет объема документооборота

Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в администрацию района и созданных в администрации района за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий.

Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

4.9. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

4.9.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации муниципального района (8 (4737)2 -34-54)), установлен в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

Средства факсимильной связи могут быть установлены в других подразделениях и структурах администрации района.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в аппарате администрации района и её структурных подразделениях осуществляется их руководителями.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.9.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

4.9.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов.

4.9.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма за подписью главы администрации района, его заместителей, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.

4.9.5. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

1 2 3 4 5 6 7 8

	Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных...		Схема территориального планирования семилукского муниципального района... Состав изменений схемы территориального планирования семилукского муниципального района
	Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Муниципального района воронежской области постановление О внесении изменений в постановление администрации Семилукского муниципального района от 30. 09. 2010г. №1365 «Об утверждении административного...
	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями...		Согласовано утверждаю Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной...
	Инструкция подготовлена в соответствии с рекомендациями гост р 30-2003... Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в бюджетном...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Инструкция по работе с обращениями граждан в отделе по образованию... Льного района Воронежской области (далее Инструкция) определяет единый порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения предложений,...		Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения В соответствии с Регламентом Администрации Обливского района, утвержденным распоряжением Администрации Обливского района от 26. 07....
	Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных...		Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации...
	Об утверждении региональной программы "развитие здравоохранения воронежской... В соответствии с Уставом Воронежской области, Законом Воронежской области от 30. 09. 2008 n 77-оз "О правительстве Воронежской области"...		Информационное сообщение Комиссия по подготовке и проведению публичных... Постановлением администрации Солонецкого сельского поселения Воробьевского муниципального района Воронежской области от 21 марта...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Новоусманского муниципального района воронежской области решени е Оз «О регулировании градостроительной деятельности в Воронежской области», учитывая заключение Губернатора Воронежской области,сводное...

Похожие: