3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов
3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального района
3.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации района структурные подразделения и должностные лица администрации района руководствуются настоящей Инструкцией.
3.1.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации района печатаются на бланках установленного образца. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа. При оформлении документов на двух и более страницах, текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.
3.1.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:
-наименование вида документа (постановление, распоряжение администрации района);
-дата акта - отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;
-номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
Например: № 159.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р».
Например: № 159-р;
-место издания – г. Семилуки, отделяется от реквизитов «дата» и «номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта № 10;
-заголовок печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, может выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта № 14, через 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений администрации муниципального района завершается словами: «администрация Семилукского муниципального района постановляет:», слово «постановляет» печатается жирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации района, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.
Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).
Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.
3.1.5. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.
При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год, или год, месяц, день месяца.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.
Например: дату 9 февраля 2012 года следует оформлять: 09.02.2012.
Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2012г., в III квартале 2012 г., за 9 месяцев 2012 года, в 2012 году, бюджет на 2012 год.
3.1.6. Подпись правового акта (постановление, распоряжение).
Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов «Глава администрации Семилукского муниципального района». Слова «Глава администрации Семилукского муниципального района» печатаются в две строки от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
Например:
Глава администрации
Семилукского муниципального района И.О. Фамилия
3.1.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.
Существует несколько способов оформления приложений.
Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже, через один межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение).
Например: Приложение
к постановлению администрации
Семилукского муниципального района
от №
При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
Например: Приложение № 1
к постановлению администрации
Семилукского муниципального района
от №
При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении, в правом верхнем углу, печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением администрации
Семилукского муниципального района
от №
Слово «Приложение №» в данном случае не пишется. Слова «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО; программа – УТВЕРЖДЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.) и полужирным шрифтом. Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал.
Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.
Приложения подписываются руководителем отдела, структурного подразделения администрации муниципального района, подготовившего проект правового акта или руководителем аппарата администрации района. Подпись проставляется в конце приложения и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии руководителя.
3.1.8. При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки, или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Например:
_________________________________________
* или 1 Только для учреждений культуры.
На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.
3.1.9. Оформление реквизита «виза согласования» проектов постановлений (распоряжений).
Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в верхней его части.
Реквизит «виза согласования» печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова «Визирование» после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего и дата (ставится подпись). В нижней части листа визирования указывается фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя (ставится подпись).
3.1.10. Пояснительная записка к проекту постановления или распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта правового акта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером № 14 , полуторным межстрочным интервалом.
Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения администрации муниципального района, подготовившим проект правового акта.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.
Например:
Руководитель отдела по финансам
администрации Семилукского
муниципального района
В.И.Петров
15.07.2012
51-5-79
3.1.11. Особенности оформления и регистрации правовых актов по личному составу.
В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» к документам по личному составу в администрации Семилукского муниципального района и её структурных подразделениях относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.
Проекты правовых актов по личному составу готовятся отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.
Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по личному составу нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности.
Распоряжениям по личному составу присваивается индекс «рл».
В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).
3.2. Подготовка и оформление протоколов совещаний, заседаний комиссий, советов, иных коллегиальных и совещательных органов при администрации Семилукского муниципального района (главе администрации муниципального района)
3.2.1. Подготовка и оформление протоколов совещаний, заседаний комиссий, советов, иных совещательных органов.
Протокол составляется на основании записей, произведённых во время совещаний (заседаний) представленных тезисов докладов и выступлений, справок проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протоколы постоянно действующих и временных комиссий (советов) и иных коллегиальных, совещательных органов при администрации (главе администрации) муниципального района оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Оформление протоколов осуществляется структурными подразделениями администрации муниципального района, на которые возложена организационно-техническая работа деятельности комиссии (совета) или подготовки совещания.
Протокол совещания, заседания комиссии (совета) включает следующие реквизиты:
- наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру;
-вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру.
Например:
П Р О Т О К О Л
заседания комиссии по безопасности дорожного
движения при администрации
Семилукского муниципального района
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Дата протокола является датой заседания.
Номера протоколов совещаний, заседаний комиссий (советов) состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.
Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний комиссий, протоколы советов и.т.д.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего.
Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.
Слова «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие.
Наименования должностей персонального состава правительства области печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия.
Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») печатается центровано полужирном шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.
Например:
1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.3.1.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.2.2. Выписки из протокола заседаний комиссий, советов, иных коллегиальных и совещательных органов при администрации Семилукского муниципального района оформляются на общем бланке администрации района. Наименование вида документа «Выписка из протокола», дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола.
Наименование вида документа - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» - печатается прописными буквами вразрядку.
Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.
3.2.3. Копии протоколов совещаний, заседаний комиссий, советов, иных коллегиальных и совещательных органов при администрации Семилукского муниципального района направляются заместителям главы администрации района, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений, а также должностным лицам, которым определены протокольные поручения.
Рассылка осуществляется:
заместителям главы администрации района, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений – в электронном виде через АС ДОУ;
иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, – на бумажных носителях.
3.2.4. Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений главы администрации Семилукского муниципального района осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.
3.2.5. Документы комиссий (советов) формируются в дела секретарём комиссии (совета) или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в комиссии (совете).
|
