Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.
|
Скачать 0.91 Mb.
|
3.3. Подготовка и оформление служебных писем 3.3.1. Служебные письма в администрации района готовятся: - как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, губернатора и правительства Воронежской области; - как ответы на запросы федеральных и иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, частных лиц; - как сопроводительные письма к направляемым документам; - как инициативные письма. 3.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы администрации муниципального района, его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений. Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются главой администрации муниципального района, его заместителями. 3.3.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5. Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см. 3.3.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Содержание ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». 3.3.5. На последней странице письма за подписью главы администрации района в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об ответственном исполнителе документа, которая включает фамилию и номер его служебного телефона. Например: Иванов или И.И. Иванов 2-14-05 2-14-05 Служебные письма оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в администрации района. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю. 3.4. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях администрации района и используются для информационного обмена между структурными подразделениями администрации района, должностными лицами и специалистами. Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты: вид документа; дата документа; регистрационный номер; название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк; адресат; подпись. 3.5. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами 3.5.1. Оформление служебных писем, направляемых за рубеж, осуществляется в соответствии с правилами переписки в пределах Российской Федерации. В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите «Справочные данные об организации» содержит название страны «Россия». Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, и подписываются главой администрации района. 3.6. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений) 3.6.1. Основные требования и порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров и соглашений (далее – договор) определены настоящей Инструкцией. Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. 3.6.2. Название вида документа – слово «Договор» печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля. 3.6.3. Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка. Например: ДОГОВОР между администрацией Семилукского муниципального района Воронежской области и федеральным государственным предприятием «Почта России» о взаимодействии в сфере развития почтовой связи на территории Семилукского муниципального района 3.6.4. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год). Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата. Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами. 3.6.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора. 3.6.6. Перед подписанием, проект договора передается на согласование. Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора. 3.6.7. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки. Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители. Число разделов – статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи. 3.6.8. Глава администрации района подписывает договор, подготовленный и согласованный в установленном порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны. Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей. Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи. 3.6.9. Регистрация, формирование в дело, хранение договоров, соглашений, контрактов администрации района и документов о пролонгации договоров, (изменении и расторжении их), подписанных главой администрации района осуществляется структурными подразделениями администрации района (по своему направлению). 3.6.10. Регистрация договоров, соглашений, контрактов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации. 3.7. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы) 3.7.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм. Телеграммы подразделяются на следующие категории: срочные, обыкновенные. Текст телеграммы оформляется сектором организационной работы и делопроизводства на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы сектором организационной работы и делопроизводства после её регистрации отправляется адресату, второй - направляется в дело. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите «адресат» указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата. В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью. Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации – в именительном. В реквизите «Адресат» не должно быть кавычек. Примеры оформления реквизита «адресат». ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ АННИНСКОГО РАЙОНА УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25 ИВАНОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ФАМИЛИЯ И.О. МОСКВА УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1 МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ ФАМИЛИЯ И.О. Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш». Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи. Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом). Входящие телеграммы, адресованные главе администрации, его заместителям, регистрируются в отделе организационно-контрольной и кадровой работы. 3.7.2. Телефонограммы. Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.). Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. При оформлении телефонограммы указываются: - наименование организации-отправителя; - регистрационный номер и дата; - время приема-передачи; - адресат; - текст; - подпись. В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи). В правом верхнем углу печатается адрес получателя. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)». Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм. Исходящую телефонограмму может подписывать глава администрации муниципального района, его заместители, руководитель аппарата, руководители структурных подразделений администрации муниципального района. Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма. Входящая телефонограмма записывается принимающим в журнале приёма телефонограмм с соблюдением стандартных правил оформления. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело. 4. Организация работы с документами 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов в администрации района и её структурных подразделениях с момента их (документов) создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации района и её структурных подразделениях определяется регламентом работы в автоматизированной системе документационного обеспечения управления администрации Семилукского муниципального района и настоящей Инструкцией. В администрации района различают три основных потока документации: - документы, поступившие из сторонних организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); -документы, создаваемые в структурных подразделениях администрации района и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние). 4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.2.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи. 4.2.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится руководителем аппарата или по его поручению начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации муниципального района и направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации муниципального района. 4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению. Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним. При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 4.2.4. Документы, обращения граждан, поступившие по почте, личные обращения граждан регистрируются в день поступления. Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в администрацию района в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района на регистрацию. Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные главе администрации района, его заместителям, регистрируются в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района администрации муниципального района. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям администрации района, регистрируются в структурных подразделениях. 4.2.5. Входящие документы, адресованные главе администрации района и его заместителям регистрируются в базе данных «Входящие документы» АС ДОУ. При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная регистрационная карточка, вследствие чего документ включается в систему электронного документооборота. Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в карточке проставляется в автоматическом режиме. Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой «лично» передаются на рассмотрение должностным лицам администрации района отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района через ответственных за делопроизводство. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального... Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
 |
Схема территориального планирования семилукского муниципального района... Состав изменений схемы территориального планирования семилукского муниципального района |
|
Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... |
|
Муниципального района воронежской области постановление О внесении изменений в постановление администрации Семилукского муниципального района от 30. 09. 2010г. №1365 «Об утверждении административного... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями... |
|
Согласовано утверждаю Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной... |
|
Инструкция подготовлена в соответствии с рекомендациями гост р 30-2003... Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в бюджетном... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по работе с обращениями граждан в отделе по образованию... Льного района Воронежской области (далее Инструкция) определяет единый порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения предложений,... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения В соответствии с Регламентом Администрации Обливского района, утвержденным распоряжением Администрации Обливского района от 26. 07.... |
|
Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Об утверждении региональной программы "развитие здравоохранения воронежской... В соответствии с Уставом Воронежской области, Законом Воронежской области от 30. 09. 2008 n 77-оз "О правительстве Воронежской области"... |
|
Информационное сообщение Комиссия по подготовке и проведению публичных... Постановлением администрации Солонецкого сельского поселения Воробьевского муниципального района Воронежской области от 21 марта... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Новоусманского муниципального района воронежской области решени е Оз «О регулировании градостроительной деятельности в Воронежской области», учитывая заключение Губернатора Воронежской области,сводное... |